Beter samenwerken met collega’s door bij het probleem te blijven

Verschillende invalshoeken en manieren van aanpak

Als je naar het geheel kijkt om de oplossing te vinden, benader je het probleem op een andere manier. Je collega’s vinden dat jij het hierdoor nodeloos ingewikkeld maakt waardoor het ganse oplossingsproces zal vertragen.

Aangezien jij en je collega’s op verschillende manieren naar het probleem en de oplossing kijken, ontstaan misverstanden, ergernis en frustratie.

Als je je niet bewust bent van de verschillende beginsituaties waarvan jullie vertrekken, ga je appelen met citroenen proberen vergelijken. Dat veroorzaakt wrevel en frustratie omdat niemand zich bij deze situatie goed voelt.

Communicatieproblemen liggen aan de basis. Bovendien kost dit extra tijd en energie voor alle betrokkenen. Verbindend samenwerken wordt hierdoor moeilijker. Voor een betere samenwerking in teams, heb je inzicht en informatie over deze verschillen nodig.

Hoe kijk je als beelddenker naar een probleem?

1) Wat ziet een beelddenker?

Jij start met totaalbeeld van de situatie:

• Je neemt de voorafgaande- en daaropvolgende-stappen automatisch mee in het zoeken naar de oplossing.
• Jij kijkt naar het totaalbeeld van de situatie. Dit is jouw normale manier van kijken.
• Door alle informatie van bij de start mee te nemen, lijkt het voor je collega’s dat je het ingewikkelder wil maken.

2) Welk beeld hebben je collega’s bij de start?

Deze bijkomende complexiteit zorgt voor frustratie als de werkmethode van je collega’s een stap voor stap van probleem naar oplossing methode is.

Voor hen lijkt het alsof jij er allerhande zaken bij wil halen. Elementen die helemaal niet bij het probleem horen waardoor ze jou ervaren als de persoon die de oplossing wil dwarsbomen.

Als je in hun schoenen zou gaan staan, klopt dit ook!

Ze zien niet wat jij ziet omdat deze elementen geen deel uitmaken van het probleem wat nu op tafel ligt. Zij werken stap voor stap naar de oplossing en zien enkel wat zich afspeelt in de analyse stap waar ze zitten.

2) Waar zitten de verschillen?

Je werkt nooit stapsgewijs. Jij ziet in jouw totaalbeeld, zowel het probleem als de oplossing.

En daarenboven kijk je naar het grotere geheel, dus verdere dan het probleem op zich. Jij ziet op dit moment ook al de hindernissen die in latere stappen of vervolgprocessen zullen opduiken. 

Deze elementen hebben ook een invloed op de oplossing van het probleem. Daarom wil jij ze nu al meenemen in de te ontwikkelen oplossing zodat je kan anticiperen op wat komen gaat.

Communicatieproblemen zorgen ervoor dat jullie naast elkaar praten omdat elke partij vertrekt van een andere startpositie. Elke actie om het samenwerken met collega’s te verbeteren, zal bijdragen aan de oplossing van dit probleem.

Hoe de samenwerking op de werkvloer verbeteren?

Stel dat je projectverantwoordelijke bent voor het opstarten van de productie van nieuwe producten op de productielijnen in de fabriek. Als projectleider bezit je diverse vaardigheden:

1) Competentie begeleider

Je ondersteunt en begeleidt de teamleiders en de arbeiders in de lokale fabriek bij dit proces.

Zodra een nieuw product klaar is voor routine productie is de laatste stap testen op de productielijnen. Voor het maken van proefloten, hebben de operatoren extra tijd en training nodig. Aangezien deze testloten nog niet geproduceerd worden volgens goedgekeurde en geteste productierecepten.

2) Competentie bruggenbouwer

Je vormt als het ware de tussenschakel tussen de productiemedewerkers en de ontwikkelingsafdeling.

De productie van proefloten is belangrijk om alle eigenschappen van het product grondig te controleren en analyseren alvorens de producten verkocht kunnen gaan.

3) Competentie samenwerken verbeteren

De productieafdeling plant de fabricage van routine producten zo optimaal mogelijk in. Dit gebeurt in overleg met de verkoopafdeling.

Het doel van beide afdelingen is om de productiemedewerkers en fabricagelijnen zo optimaal mogelijk in te zetten zodat de bestelde goederen op tijd aan de klant geleverd kunnen worden.

Het beperken van het aantal omschakelingen van de machines in de productielijnen, heeft een grote invloed op de productiviteit en de efficiëntie in de productieafdeling.

Jouw actieve rol en betrokkenheid, zorgen voor een betere samenwerking tussen de verschillende afdelingen en teams.

Op welke manier verbind je deze tegenstrijdige belangen?

Stel dat we het voorbeeld van hierboven verder onderzoeken en weten dat er meerdere projectverantwoordelijken in de fabriek bezig zijn met nieuwe producten. Dan merk je de complexiteit van de situatie:

• Elke projectleider die tussentijds testen wil laten uitvoeren op de productielijnen verstoort de productieplanning. Dit vertraagt de normale productie voor de klanten.
• Verschillende betrokken partijen hebben dezelfde medewerkers, machines en materialen nodig. De beschikbaarheid van medewerkers en productiemachines is beperkt.
• Elk proeflot verhoogt de werkdruk in de productie en is arbeidsintensiever.
  Het testen van nieuwe producten is belangrijk voor de toekomst van de fabriek. Terwijl vandaag de productie van testloten, de tijdige levering van bestaande producten in de weg kan staan.
• Achterstand bij de invoering van nieuwe producten heeft negatieve gevolgen voor de afdeling van de projectleider omdat zij hierop afgerekend worden.
• Iedere vertraging of extra omschakeling heeft direct een negatieve impact op de cijfers van de productieafdeling en de planningsafdeling. Het veroorzaakt een daling in de productiviteit en efficiëntie van de fabriek.

Gevolgen voor het bedrijf

De tegenstrijdige belangen van de verschillende afdelingen kosten de fabriek extra geld omdat:

• Elke afdeling wil zijn targets halen waardoor je kiest voor optimalisatie van individuele processtappen, niet voor de beste oplossing voor het totale proces.
• Bijkomende vergaderingen tussen de verschillende afdelingen om tot een overeenkomst te komen en de planning aan te passen, kosten medewerkers tijd en energie.

Er zullen bruggen moeten komen tussen afdelingen om deze verschillende belangen te verenigen. Dit betekent verbindingen of contacten leggen tussen mensen.

Oplossing: verbindend samenwerken

Dit vraagt een globale en overkoepelende oplossing voor het probleem doorheen alle afdelingen en bedrijfsprocessen. Door naar het volledige probleem te kijken, kan je gaan zoeken naar de efficiëntste en productiefste manier van samenwerken voor de verschillende afdelingen.

Communicatie speelt in deze een belangrijke rol om tot een eenduidige beeld te komen.

Concreet zijn er 3 elementen die helpen om een duidelijk beeld te vormen van de situatie waardoor de samenwerking op de werkvloer zal verbeteren:

1) Probleemstelling:

Dit betekent een duidelijke en concrete beschrijving van het probleem op bedrijfsniveau. Dit overstijgt de onderliggende processen.

2) Procesmappen:

Het volledige uittekenen van alle betrokken en conflicterende processen die deel uit maken van, of een invloed hebben op het probleem. Uiteraard is het ook nodig om de gevolgen van de conflicten in kaart te brengen.

3) Toekomstbeeld schetsen:

Door stapsgewijs richting oplossing te werken, kan je collega’s motiveren om mee actie te ondernemen:

a) Scenario’s maken

Begin met het uittekenen van mogelijke oplossingsscenario’s; bijvoorkeur 3 of meerdere opties. Onderzoek voor elke optie de voor- en nadelen.

b) Kiezen

Kies de beste optie voor het bedrijf in zijn totaliteit. Het is onmogelijk om een optie te kiezen die goed is voor alle betrokken partijen.

Het belang van het bedrijfsresultaat in zijn totaliteit is doorslaggevend.

c) Concept of totaalbeeld

Start van het scenario van de gekozen oplossing. Vereenvoudig dit tot 1 beeld wat de oplossing visueel zichtbaar maakt.

Dit beeld maakt de oplossing voor iedereen concreet en duidelijk. Het is makkelijk te begrijpen.

d) Actieplannen

Plan acties en wijs taken toe zodat alle afdelingen actief betrokken zijn om het doel te realiseren.

Welke competentie kan samenwerken met collega’s verbeteren?

De bruggenbouwer competentie is cruciaal omdat je mensen, materialen en kennis dient samen te laten werken om tot een oplossing te komen.

Om tot een globale oplossing te komen met een positieve impact op het eindresultaat, heb je iemand nodig die erin slaagt om mensen samen te brengen ook al hebben ze tegengestelde belangen.

Iemand die respect en vertrouwen geniet bij alle betrokken partijen zodat elke medewerker het gevoel heeft om gezien en gehoord te zijn in de zoektocht naar de oplossing.

1) Microbeeld van het probleem

Dit profiel kan in-zoemen op de verschillende belangen die meespelen in de verschillende afdelingen.

Dit betekent letterlijk mee in het bad gaan. Op het terrein gaan kijken wat er speelt.

De belangen en behoeften die aanwezig zijn in kaart brengen. De bruggenbouwer haalt hieruit de relevante details die belangrijk zijn voor het geheel.

2) Macrobeeld van het probleem

Tegelijkertijd is dit ook de persoon die constant gaat uit-zoemen zodat hij ook de impact op het volledige bedrijf onmiddellijk meeneemt in de oplossing.

Alle aandacht op dit niveau is gericht op het totaalbeeld en de grote lijnen zonder details.

3) Combinatie van micro- en macrobeeld van het probleem

De kern informatie na in- en uit-zoemen, brengt de multi-getalenteerde bruggenbouwer samen in de oplossing:

• Een overzichtelijk en krachtig beeld van de toekomstige situatie.
• Het is een beeld dat motiverend en inspirerend werkt waardoor iedereen in actie komt.

De meeste multi-getalenteerde leiders bezitten deze kwaliteiten als natuurlijke talenten.
Dat maakt van hen de geknipte profielen om zo’n complexe problemen te onderzoeken. De tegenstrijdige belangen en partijen samen te brengen en de basis te leggen voor beter samenwerken in teams.

Herken jij jezelf als beelddenker in dit artikel?

Een groot aantal Multi getalenteerde bruggenbouwers is onbewust van de impact van deze verschillen en de problemen die dit veroorzaakt op het werk.

Het  Basisprogramma wil beelddenkers bewust maken en aanmoedigen om hun natuurlijke talenten te ontwikkelen. 3 elementen vormen de rode draad doorheen het traject:

1. Bewustwording van de verschillende voorkeuren en de gevolgen v.oor jezelf en je omgeving
2. Zelfkennis en zelfzorg om gezond te blijven en stress te voorkomen.
3. Betere samenwerking op de werkvloer begint met goede communicatie.

Dit begint bij jezelf omdat dit de enige manier is hoe jij de situatie kan veranderen!

Ben jij toe aan een persoonlijke transformatie en wil je weten hoe jij deze uitdaging kan aanpakken?

Opmerking van de auteur

Dit artikel verscheen voor het eerst op 5 april 2019. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update is gebeurd op 29 november 2021.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in de extra beelddenkerskwaliteiten op de juiste manier te leren gebruiken!

Heb je vragen bij het samenwerken met collega’s?

Maak een afspraak als je wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen. Ze belt je op het afgesproken moment om telefonisch de mogelijkheden met jou te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

29 november 2021