Beter samenwerken met collega’s door bij het probleem te blijven

Verschillende invalshoeken en manieren van aanpak

Als je naar het geheel kijkt om de oplossing te vinden, benader je het probleem op een andere manier. Je collega’s vinden dat jij het hierdoor nodeloos ingewikkeld maakt waardoor het ganse oplossingsproces zal vertragen. Dit is de beelddenker manier.

De klassieke manier is stap voor stap van probleem naar oplossing werken.

Misverstanden, ergernis en frustratie ontstaan als mensen op verschillende manieren naar het probleem kijken zonder het te weten. In dit geval ga je appelen en citroenen proberen vergelijken. Logisch dat niemand zich bij deze situatie goed voelt.

Resultaat:

• Communicatieproblemen in de groep.
• Dit kost extra tijd en energie voor alle betrokkenen.
• Verbindend samenwerken gaat hierdoor moeilijker. 

Oplossing

Er is inzicht en informatie over de verschillen oplossingsmethodes nodig als je een betere samenwerking in teams wenst.

Hoe kijkt het team naar een probleem?

1) Wat ziet een beelddenker?

Jij start met totaalbeeld van de situatie:

• Je werkt nooit stapsgewijs. Jij ziet in jouw totaalbeeld, zowel het probleem als de oplossing.
• Door naar het grotere geheel te kijken, zie je verder dan het probleem zelf: Jij ziet nu ook de hindernissen die in latere stappen of vervolgprocessen zullen opduiken. 
• Omdat deze elementen ook invloed hebben op de keuze van de oplossing, wil je ze gelijk meenemen. Jij wil nu al rekening houden met problemen in de toekomst.

Door deze informatie bij de start ook al mee te nemen, lijkt het voor je collega’s dat je het ingewikkelder wil maken.

2) Welk beeld hebben je collega’s bij de start?

Zij werken stap voor stap naar de oplossing:

• Ze zien enkel wat zich afspeelt in de analyse stap waar ze zitten.
• Bij de start zien ze enkel het probleem wat op tafel ligt. Jouw extra informatie is immers geen onderdeel van de probleemsituatie zelf.

Voor hen lijkt het alsof jij er allerhande zaken bij wil halen om de situatie ingewikkelder te maken: Elementen die helemaal niet bij het probleem horen waardoor ze jou ervaren als de persoon die de oplossing wil dwarsbomen.

3) Waar zitten de verschillen?

Bij de start hebben teamleden een ander beeld:

• De ene ziet enkel de probleemsituatie;
• terwijl de beelddenker in de groep, zowel probleem als oplossing in één beeld ziet.

Dit veroorzaakt problemen waardoor collega’s naast elkaar praten. 

Elke actie om bewust te worden van de verschillende startpunten, zal de samenwerking verbeteren en bijdragen aan de oplossing van dit probleem.

Hoe de samenwerking op de werkvloer verbeteren?

Stel dat je projectverantwoordelijke bent voor het opstarten van de productie van nieuwe producten op de productielijnen in de fabriek. Als projectleider bezit je diverse vaardigheden:

1) Competentie: begeleider

Je ondersteunt en begeleidt de teamleiders en de arbeiders in de lokale fabriek bij dit proces:

• Zodra een nieuw product klaar is voor routine productie is de laatste stap testen op de productielijnen.
• Voor het maken van proefloten, hebben de operatoren extra tijd en opleiding nodig: Testloten worden immers nog niet geproduceerd volgens goedgekeurde en geteste productierecepten.

2) Competentie: bruggenbouwer

Je vormt als het ware de verbinding tussen de productiemedewerkers en de ontwikkelingsafdeling:

• De productie van proefloten is belangrijk om alle eigenschappen van het product grondig te controleren en analyseren alvorens de producten verkocht kunnen gaan.
• Je bent verantwoordelijke voor het uitwisselen van kennis en resultaten tussen beide groepen.

3) Competentie samenwerken verbeteren

Testen voor nieuwe producten beïnvloeden de routine activiteiten:

• De productieafdeling plant de fabricage van routine producten zo optimaal mogelijk in om de bestelde goederen op tijd aan de klant geleverd kunnen worden.
• Het beperken van het aantal omschakelingen van de machines in de productielijnen, heeft een grote invloed op de productiviteit en de efficiëntie in de productieafdeling.

Jouw actieve rol en betrokkenheid, zorgen voor een betere samenwerking tussen de verschillende afdelingen en teams.

Op welke manier verbind je tegenstrijdige belangen?

Stel dat we het voorbeeld van hierboven verder onderzoeken.

We weten dat er meerdere projectverantwoordelijken in de fabriek bezig zijn met nieuwe producten. De situatie is dus nog ingewikkelder:

• Elke projectleider die testen wil laten uitvoeren op de productielijnen verstoort de productieplanning. Dit vertraagt de normale productie voor de klanten.
• De betrokken partijen hebben dezelfde medewerkers, productiemachines en materialen nodig. De beschikbaarheid van mensen en machines is beperkt.
• Elk proeflot verhoogt de werkdruk in de productie en is arbeidsintensiever.
  Het testen van nieuwe producten is belangrijk voor de toekomst van de fabriek. Terwijl vandaag de productie van testloten, de tijdige levering van bestaande producten in de weg kan staan.
• Achterstand bij de ontwikkeling van nieuwe producten heeft negatieve gevolgen voor de afdeling van de projectleider omdat zij hierop afgerekend worden.
• Iedere vertraging of extra omschakeling heeft direct een negatieve impact op de cijfers van de productieafdeling en de planningsafdeling. Het veroorzaakt een daling in de productiviteit en efficiëntie van de fabriek.

Gevolgen voor het bedrijf

De tegenstrijdige belangen van de verschillende afdelingen kosten de fabriek extra geld omdat:

• Elke afdeling wil zijn targets halen waardoor men kiest voor optimalisatie van individuele processtappen, niet voor de beste oplossing voor het totale proces.
• Bijkomende vergaderingen tussen de verschillende afdelingen om tot een overeenkomst te komen en de planning aan te passen, kosten medewerkers tijd en energie.

Er zullen bruggen moeten komen tussen afdelingen om deze verschillende belangen te verenigen. Dit betekent verbindingen of contacten leggen tussen mensen.

Oplossing: verbindend samenwerken

Deze situatie vraagt een globale en overkoepelende oplossing voor het probleem doorheen alle afdelingen en bedrijfsprocessen.
Door naar het totale probleem te kijken op bedrijfsniveau, kan je gaan zoeken naar de efficiëntste en productiefste manier van samenwerken voor alle afdelingen.

Communicatie speelt een belangrijke rol om tot een eenduidige beeld te komen.

Concreet zijn er 3 elementen die helpen om een duidelijk beeld te vormen van de situatie waardoor de samenwerking op de werkvloer zal verbeteren:

1) Probleemstelling:

Dit betekent een duidelijke en concrete beschrijving van het probleem op bedrijfsniveau. Dit overstijgt de onderliggende processen.

2) Procesmappen:

Het volledige uittekenen van alle betrokken en conflicterende processen die deel uit maken van, of een invloed hebben op het probleem.

Uiteraard is het ook nodig om de gevolgen van de conflicten in kaart te brengen.

3) Toekomstbeeld schetsen:

Door stapsgewijs richting oplossing te werken, kan je collega’s motiveren om mee actie te ondernemen:

a) Scenario’s maken

Begin met het uittekenen van mogelijke oplossingsscenario’s; bijvoorkeur 3 of meerdere opties. Onderzoek voor elke optie de voor- en nadelen.

b) Kiezen

Kies de beste optie voor het bedrijf in zijn totaliteit. Het is onmogelijk om een optie te kiezen die goed is voor alle betrokken partijen.

Het belang van het bedrijfsresultaat in zijn totaliteit is doorslaggevend.

c) Concept of totaalbeeld

Start van het scenario van de gekozen oplossing:

• Vereenvoudig dit tot 1 beeld wat de oplossing visueel zichtbaar maakt.
• Dit beeld maakt de oplossing voor iedereen concreet en duidelijk.
• Het is makkelijk te begrijpen.

d) Actieplannen

Plan acties en wijs taken toe zodat alle afdelingen actief betrokken zijn om het doel te realiseren.

Welke competentie kan samenwerken met collega’s verbeteren?

De bruggenbouwer competentie is cruciaal omdat je mensen, materialen en kennis dient samen te laten werken om tot een oplossing te komen.

• Om tot een globale oplossing te komen met een positieve impact op het eindresultaat, heb je iemand nodig die erin slaagt om mensen samen te brengen ook al hebben ze tegengestelde belangen.
• Iemand die respect en vertrouwen geniet bij alle betrokken partijen zodat elke medewerker het gevoel heeft om gezien en gehoord te zijn in de zoektocht naar de oplossing.

1) Microbeeld van het probleem

Dit profiel kan in-zoemen op de verschillende belangen die meespelen in de verschillende afdelingen.

Dit betekent letterlijk mee in het bad gaan. Op het terrein gaan kijken wat er speelt.

De belangen en behoeften die aanwezig zijn in kaart brengen. De bruggenbouwer haalt hieruit de relevante details die belangrijk zijn voor het geheel.

2) Macrobeeld van het probleem

Tegelijkertijd is dit ook de medewerker die constant gaat uit-zoemen zodat hij ook de impact op het volledige bedrijf onmiddellijk meeneemt in de oplossing.

Hier gaat alle aandacht naar het totaalbeeld en de grote lijnen zonder details.

3) Combinatie van micro- en macrobeeld van het probleem

Alle verzamelde informatie brengt de multi-getalenteerde bruggenbouwer samen in beeld:

• Een overzichtelijk en krachtig beeld van de situatie.
• Het is een beeld dat motiverend en inspirerend werkt waardoor iedereen in actie komt.

De meeste multi-getalenteerde leiders bezitten deze kwaliteiten als natuurlijke talenten. Dat maakt van hen de geknipte profielen om zo’n complexe problemen te onderzoeken.
De tegenstrijdige belangen en partijen samen te brengen en de basis te leggen voor beter samenwerken in teams.

Herken jij jezelf als beelddenker in dit artikel?

Een groot aantal multi talent leiders is onbewust van de invloed van deze verschillen en de problemen die dit veroorzaakt op de werkplek.

Dit programma wil beelddenkers bewust maken en aanmoedigen om hun natuurlijke talenten te ontwikkelen. 3 elementen vormen de rode draad doorheen het traject:

1. Bewustwording van de verschillende voorkeuren en de gevolgen voor jezelf en je omgeving
2. Zelfzorg om gezond te blijven en stress te voorkomen.
3. Betere samenwerking op de werkvloer begint met goede communicatie.

Dit begint bij jezelf omdat dit de enige manier is hoe jij de situatie kan veranderen!

Ben jij toe aan een volgende stap in persoonlijke ontwikkeling en wil je weten hoe jij deze uitdaging kan aanpakken?

Opmerking van de auteur

Dit artikel verscheen voor het eerst op 5 april 2019. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update is gebeurd op 29 juli 2024.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt.

Jouw meerwaarde zit in de extra beelddenkerskwaliteiten op de juiste manier te leren gebruiken!

Heb je vragen bij het samenwerken met collega’s?

Maak een afspraak als je wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen. Ze belt je op het afgesproken moment om telefonisch de mogelijkheden met jou te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum & Drawify

29 juli 2024