Mijn team neemt zelf geen initiatief en vraagt meer structuur

Waarom komen klanten aankloppen bij Numentum?

Beelddenkers lopen op het werk tegen gelijkaardige uitdagingen aan.

Ook al bezitten ze alle talenten die nodig zijn voor hun functie, de uitdaging zit in de andere manier van denken, werken en communiceren.

Zoals Joris die me deze vraag stelde:

Hoe zorg ik ervoor dat mijn team zelf initiatief neemt, zonder alles te moeten voorschrijven en controleren?

Wat gebeurt er in praktijk?

Joris geeft leiding aan verschillende teams binnen een R&D-afdeling.
Zelf heeft hij veel vrijheid nodig om goed te functioneren. Hij organiseert graag zijn eigen werk en bepaalt zelf hoe hij tot een resultaat komt. Die ruimte geeft Joris ook graag aan zijn medewerkers.

Bij de meeste teams werkt dat prima:

Ze nemen zelf initiatief.
Ze komen met voorstellen.
Ze maken onderling afspraken.
Ze organiseren hun werk grotendeels zelf.

Joris hoeft niet voortdurend tussen te komen. Iedereen neemt zijn verantwoordelijkheid en taken op. Dat is hoe hij graag samenwerkt.

Een van de teams reageert totaal anders.
Dit team heeft ook een andere opdracht. Zij testen nieuwe producten voordat die naar een volgende fase gaan. Hun werk vereist andere kwaliteiten en trekt daarom profielen met andere voorkeuren aan.
Zij vragen Joris net meer structuur.

Waar loopt het fout?

Ze vragen duidelijke processen en afspraken. Ze willen vaker afstemmen en verwachten controle en goedkeuring van hem.

Als hij hen de vrijheid geeft die bij de andere teams zo goed werkt, nemen ze net minder initiatief.
Joris begrijpt hun probleem niet:

Hij geeft hen toch ruimte en vertrouwen?
Waarom pakken ze dit niet op?

Gevolg:

Joris en dit team beginnen elkaar steeds meer te irriteren:

Zij krijgen niet de houvast die ze zoeken.
Hij krijgt het gevoel dat hij voortdurend achter hen aan moet lopen.

Samenwerken met deze groep wordt vermoeiend.

Wat gebeurt hier eigenlijk?

Joris vertrekt, heel begrijpelijk, vanuit zijn eigen referentiekader:

Vrijheid helpt hem om verantwoordelijkheid te nemen. Dus als hij anderen dezelfde vrijheid geeft, zullen zij dat waarschijnlijk ook doen.

Bij een aantal van zijn teams klopt die redenering.

Bij dit team niet.

Omdat deze groep een andere opdracht heeft, hebben ze andere voorkeuren en behoeften:

Wat Joris ervaart als ruimte, kan voor hen aanvoelen als onduidelijkheid.
Wat zij ervaren als noodzakelijke houvast, kan voor Joris aanvoelen als onnodige controle.

Niemand doet iets fout. Ze hebben alleen iets anders nodig om goed te kunnen werken.

De vraag achter de vraag van Joris:

"Hoe geef ik dit team de structuur die zij nodig hebben om zelfstandig te werken, zonder zelf een controlerende leidinggevende te worden?"

Numentum klantvraag - Structuur geven zonder alles over te nemen

Waar maakt Numentum het verschil?

Bij Numentum werken we rond dit soort situaties.

Niet door Joris te zeggen dat hij voortaan alles moet vastleggen in procedures.
Of door dit team te vertellen dat ze gewoon zelf wat meer initiatief moeten nemen.

Wel door te onderzoeken wat verschillende mensen nodig hebben om zelf verantwoordelijkheid te kunnen opnemen.

We focussen op 3 dingen:

1. Verschillen herkennen:

Wat voor jou een ideale werkomgeving is, hoeft dat voor een ander niet te zijn. Je ontdekt:

Waarom jij vrijheid en autonomie nodig hebt.
Waar een ander behoefte heeft aan duidelijkheid en kaders.
Waarom hetzelfde leiderschap bij het ene team wél en bij het andere team niet werkt.

Verschillen hoeven niet weg. Je leert om ze beter te laten samenwerken.

2. Onderzoeken wat iemand nodig heeft:

Meer structuur betekent niet automatisch meer controle.

De interessante vraag wordt:
Welke houvast heeft dit team nodig om daarna zelf verder te kunnen?

Denk aan duidelijke verwachtingen, heldere beslissingscriteria, vaste overlegmomenten of strakke afspraken over de taakverdeling.

Geen overbodige bureaucratie, maar precies genoeg structuur om volledig zelfstandig te kunnen functioneren.

3. Je aanpak aanpassen zonder jezelf te verliezen

Je hoeft als leidinggevende geen totaal ander mens te worden.

Het is wel handig om te leren schakelen:
Niet ieder team kan je op exact dezelfde manier aansturen. Durf te zoeken naar een aanpak die rekening houdt met de voorkeuren van de medewerkers en met hun opdracht.

Goed leidinggeven betekent niet iedereen dezelfde vrijheid geven. Het is voldoende houvast bieden zodat verschillende mensen zelfstandig kunnen werken.

Op deze manier worden verschillen geen bron van ergernis en frustratie, maar informatie die je helpen om als groep beter samen te werken.

Zoek je nu meteen al een paar praktische tips?

Dan wil ik je alvast doorverwijzen naar deze 3 artikelen op de blog:

Wie is je begeleider in Numentum programma’s?

Saskia Smet begeleidt beelddenkers of multi talent leiders in bedrijfswereld.

Door hen te leren meer structuur aan te brengen in hun hoofd en in hun activiteiten waardoor de communicatie met medewerkers, klanten en leveranciers vlotter verloopt.

Als een multi talent leider zijn beelddenkerstalenten gaat ontdekken via persoonlijke ontwikkeling dan:

heerst er veel rust en vertrouwen op de werkvloer;
Krijgt de samenwerking een stevige stimulans;

Resultaat: Een verhoging van de efficiëntie en productiviteit van het team.

Sinds 2010 geeft ze advies en begeleiding voor beelddenkers op het werk (individueel of in groep - online, op lokatie of een combinatie van beiden). Saskia schrijft artikelen over beelddenken in de bedrijfswereld op haar blog.