Projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken?

Beter samenwerken als team, hoe pak je dit aan?

Hoewel je als projectleider geen team van medewerkers die aan jou rapporteren leidt, ben je regelmatig de projectmanager van een groep. Allemaal medewerkers uit verschillende afdelingen die samen aan een project werken.

Dus stuur jij medewerkers aan die tot verschillende afdelingen behoren en toch verplicht zijn om samen te werken wil de groep het project binnen de vooropgezette tijd en budget succesvol afwerken?


Nieuwe producten in productie brengen

Laat ons als voorbeeld nemen een projectteam wat een nieuw product gaat binnen brengen in de fabriek waar het zal geproduceerd worden. Tot op dit moment was de ontwikkeling van dit product in handen van de R&D afdeling van het moederbedrijf.

Dit team bestaat uit medewerkers van alle betrokken afdelingen. Ze zijn samengebracht om als groep hun schouders onder dit project te zetten. Daarnaast, heeft elk teamlid ook nog taken binnen de eigen afdeling of andere projecten.

Elk lid van het project team rapporteert voor dagelijkse activiteiten en prioriteiten aan het hoofd van zijn afdeling. Ze rapporteren met een “dotted lijn” of stippellijn ook aan de projectmanager

Anders gezegd de projectleider stuurt deze medewerkers enkel aan wat betreft het project, maar operationeel rapporteert elke teamlid aan zijn of haar leidinggevende.


Hoe kan je zo’n groep beter laten functioneren?

Stel dat de projectleider een multi-getalenteerde bruggenbouwer is en we kijken terug naar het voorbeeld van het invoeren van een nieuw product in de fabriek.

Deze multi-getalenteerde bruggenbouwer stuurt het projectteam aan. Zij zal gebruik maken van haar persoonlijk voorkeurstijl van leidinggeven:

  • In een project overleg geeft ze veel ruimte aan iedereen om input en ideeën te leveren. Hoewel het er gemoedelijk aan toegaat, probeert ze de meetings kort en bondig te houden.
  • Aan het schrijven van lange en gedetailleerde verslagen van de vergaderingen en te nemen acties, doet dit team niet mee. Als de takentijdens de vergadering verdeeld worden, knikt iedereen instemmend.
  • Op deze manier is er geen tijdverlies door het schrijven van een verslag dat niemand leest.

Wat zou je als projectmanager nog meer wensen?
Maar klopt dit beeld van het verhaal?


beter samenwerken


Hoe effectief en efficiënt is deze leiderschapsstijl in de praktijk?

  • Als er nergens iets genoteerd staat, pakt dan iedereen de toegewezen acties ook daadwerkelijk op?
  • Hoe ga je snel en efficiënt de voortgang van de acties en dus ook het totale project opvolgen?
  • Weegt de tijdswinst, door op deze manier met het team te werken op tegen het ontbreken van een formele rapportage?
  • Kan je teamleden aanspreken op taken die niet afgewerkt geraken?



beter samenwerken


Wat kan er mislopen?

Laat ons starten met te kijken naar de persoonlijke management of leiderschapsstijl van een multi-getalenteerde bruggenbouwer, de projectmanager in ons voorbeeld.

De meest natuurlijke manier van werken die past bij deze stijl van leidinggeven is om ideeën af te toetsen en acties te verdelen. Deze profielen werken graag informeel en houden niet van formele verslagen om alles gedetailleerd vast te leggen.

Ze gaan er vanuit dat iedereen zijn of haar taken voor zichzelf noteert en ze ook tegen de afgesproken datum zal afwerken. Zelf je verantwoordelijkheid opnemen en je afspraken nakomen, is wat zij van ieder teamlid verwachten.


Hoe kan je deze groep beter laten functioneren?

Niet iedereen heeft dezelfde voorkeur. Een aantal teamleden hebben vanuit hun persoonlijke voorkeurstijl behoefte aan een formeel verslag te ontvangen na een vergadering.

De meeste mensen ervaren vergaderen zonder verslag als “informele afspraken”. Afhankelijk van jouw persoonlijke voorkeurstijl, zal je hier anders mee omgaan:


Rustig afwachten tot het verslag komt

Sommige teamleden zullen omwille van de sociale druk tijdens de vergadering, ja knikken als je hen een actiepunt toewijst. Ze zullen echter geen actie ondernemen als het hen ook niet formeel opgelegd wordt. Zonder verslag of actielijst ervaart deze medewerker niet dat hij een opdracht kreeg van de projectmanager.

Als ze bijvoorbeeld geen korte samenvatting van de besproken punten ontvangen met de overzichtslijst met alle acties, inclusief de persoon die eigenaar is en de datum van oplevering.

Heeft dit teamlid een operationele manager die wel met actielijsten werkt die systematisch gecontroleerd worden, dan is de neiging veel groter om eerst deze taken af te werken.


Direct Aan de slag met de opdracht die je mondeling toegewezen kreeg

Anderen werken liever met “informele” afspraken die niet op papier staan. Deze mensen gaan aan de slag met de opdracht die de projectmanager mondeling toewees. Ze werken met de informatie die ze gehoord hebben, zowel wat betreft de taak als de beschrijving van het op te leveren resultaat. 

Het nadeel is dat als er niets op papier staat, niets hen belet om die “informele” afspraken te wijzigen als er nieuwe informatie beschikbaar komt. Dit hoort ook bij de natuurlijke leiderschapsstijl van deze profielen.

Dit is geen probleem als het over opdrachten gaat die je als medewerker zelf kan aanpassen. Je kan de wijziging doorvoeren zonder dat je de beslissing van iemand anders nodig hebt en zonder dat deze wijziging invloed heeft op anderen mensen.

Als dit invloed heeft op andere acties in het project, is dit een heel ander verhaal. In dit geval is deze werkwijze – direct aanpassen als nieuwe informatie beschikbaar komt – absoluut geen goede werkwijze omdat je de mogelijke negatieve gevolgen voor het project niet kan voorzien.


beter samenwerken


Toch een formeel verslag en actielijst?

Voor beide groepen is het dus belangrijk – maar omwille van totaal verschillende redenen! – om toch een vorm van verslag en actielijst op te stellen op het eind van de vergadering.

En neen, je hoeft geen ellenlange verslagen te maken die niemand leest! Dat is inderdaad tijdverspilling zowel voor de verslagschrijver als voor de lezers.

Zoek in onderling overleg met je team of op basis van ieders behoefte naar het best passend formaat. Ook hier zullen de wensen en voorkeuren van de teamleden verschillend zijn:

Waar de ene medewerker nood heeft aan een samenvatting, inclusief alle details, zal een ander teamlid voldoende hebben aan een opsomming van acties, de actie verantwoordelijke en de opleverdatum.

Hoe zit het met het persoonlijk commitment of het opnemen van de verantwoordelijkheid van elk teamlid?

Ook in dit geval geldt: als het niet op papier staat, is het voor sommige mensen geen afgesproken activiteit. Hoe dan beter samenwerken?


beter samenwerken


Hoe beter samenwerken als team?

Hoe effectief samenwerken door ieders individuele verantwoordelijkheid aan te spreken?
Reserveer de laatste 5 minuten van projectteamvergadering om alle afgesproken acties samen te overlopen. Je kan de lijst van alle acties als teamleider kort overlopen.

Het is veel slimmer om elke deelnemer aan de vergadering, zijn of haar actiepunten te laten overlopen. Door het luidop te herhalen, spreekt elk teamlid ten aanzien van de groep uit dat hij of zij deze punten gaat oppakken.

Bijkomend voordeel is dat je als projectmanager de persoon in zijn of haar woorden de taak hoort benoemen. Zo heb je nog een bijkomende controle dat de persoon de opdracht begrepen heeft.

Zo voorkom je misverstanden en verkeerde interpretaties die ontstaan omdat communicatie stijlen verschillen. Het draagt bovendien bij aan het verbeteren van de samenwerking als team!


Heb je hierbij vragen?

Je bent welkom. Neem contact op, ik help je graag verder.


Maak een afspraak voor een kennismakingsgesprek


Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.


Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 oktober 2018. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten uit de praktijk. De laatste update gebeurde op 11 september 2019.


Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay


Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!


11 september 2019

Projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken?
keyboard_arrow_up
menu

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x