Projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken?

Beter samenwerken als team, hoe pak je dit aan?

Hoewel je als projectleider geen medewerkers hebt die rechtstreeks aan jou rapporteren, ben je regelmatig de projectmanager van een team. Een projectgroep van medewerkers uit verschillende afdelingen die samen aan een project werken.

In dit geval stuur jij dus een team medewerkers aan die tot verschillende afdelingen behoren en toch verplicht zijn om samen om het project binnen de vooropgezette tijd en budget succesvol afwerken.


Nieuwe producten in productie brengen

Laat ons als voorbeeld een projectteam nemen wat een nieuw product gaat binnenbrengen in de productiefabriek. Tot op dit moment was de ontwikkeling van dit product in handen van de R&D afdeling van het moederbedrijf in het buitenland.

Dit team bestaat uit medewerkers van alle betrokken afdelingen uit de fabriek. Ze zijn samengebracht om als groep hun schouders onder dit project te zetten. Daarnaast heeft elk teamlid ook nog taken binnen de eigen afdeling of andere projecten.

Elk lid van het projectteam rapporteert voor dagelijkse activiteiten en prioriteiten aan het hoofd van zijn afdeling. Ze rapporteren met een “dotted lijn” of stippellijn ook aan de projectmanager. 

Anders gezegd de projectleider stuurt deze medewerkers enkel aan wat betreft het project, maar operationeel rapporteert elke teamlid aan zijn of haar leidinggevende.


numentum teammeeting projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken

Hoe kan je zo’n team beter laten functioneren?

Stel dat de projectleider een beelddenker is en we hergebruiken het voorbeeld van hierboven:
het invoeren van een nieuw product in de fabriek.

Deze beelddenker stuurt het projectteam aan. Hij zal gebruik maken van zijn persoonlijk voorkeurstijl van leidinggeven:

  • In een project overleg geeft hij veel ruimte aan iedereen om input en ideeën te leveren. Hoewel het er gemoedelijk aan toegaat, probeert de projectleider de meetings kort en bondig te houden.
  • Aan het schrijven van lange en gedetailleerde verslagen van de vergaderingen en te nemen acties, doet dit team niet mee. Als de taken tijdens de vergadering verdeeld worden, knikt iedereen instemmend.
  • Op deze manier is er geen tijdverlies door het schrijven van een verslag dat niemand leest.

Wat zou je als projectmanager nog meer wensen?

Maar klopt dit beeld wel met de realiteit?


Hoe effectief en efficiënt is deze leiderschapsstijl in de praktijk?

Is dit wel de beschrijving van een goed functionerend team?

  • Als er nergens iets genoteerd staat, pakt dan iedereen de toegewezen acties ook daadwerkelijk op? 
  • Kan je teamleden aanspreken op taken die niet afgewerkt geraken?
  • Hoe ga je op deze manier snel en efficiënt de voortgang van de acties en dus ook het totale project opvolgen?
  • Is de tijdswinst door deze snelle manier van overleggen voordeliger dan de nadelen van het ontbreken van een formele rapportage?



numentum project voortgang projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken

Wat kan er mislopen met deze manier van leidinggeven?

Laat ons beginnen met de persoonlijke management of leiderschapsstijl van een beelddenker zoals de projectmanager in ons voorbeeld, te onderzoeken.

De meest natuurlijke manier van werken die past bij deze stijl van leidinggeven is om met het team ideeën af te toetsen en acties te verdelen. Deze leider werkt graag informeel en houdt niet van gedetailleerde verslagen om alles minutieus vast te leggen.

Deze projectleider gaat ervanuit dat iedereen de taken voor zichzelf noteert en ze ook tegen de afgesproken datum zal afwerken. Zelf de verantwoordelijkheid opnemen en afspraken nakomen, is wat zij van ieder teamlid verwachten.

Niet iedereen in het projectteam heeft dezelfde voorkeuren. Elke voorkeurstijl heeft andere noden en verwachtingen.

Een aantal teamleden zullen behoefte hebben aan een formeel verslag na een vergadering omdat dit aansluit bij hun persoonlijke voorkeurstijl.

Mensen kunnen vergaderen zonder verslag als informele afspraken zien. Het hangt af van hun persoonlijke voorkeurstijl, hoe ze hiermee om gaan en op welke manier teamleden reageren:


1) Rustig afwachten tot het verslag komt

Sommige teamleden zullen omwille van de sociale druk tijdens de vergadering, ja knikken als je hen een actiepunt toewijst. Ze zullen echter geen actie ondernemen als de projectmanager hen dit enkel mondeling toewijst. 

Een korte samenvatting van de besproken punten met de overzichtslijst met alle acties, inclusief de persoon die eigenaar is en de datum van oplevering, is voldoende om de opdracht formeel toegewezen te hebben.

Heeft dit teamlid een operationele manager die wel met actielijsten werkt die systematisch gecontroleerd worden?
In dit geval vergroot de kans dat eerst deze taken zullen afgewerkt worden als jij geen formeel projectteamverslag stuurt met acties.


2) Direct starten na mondelinge toewijzing

Anderen werken liever met informele afspraken die niet op papier staan. Deze mensen gaan aan de slag met de opdracht die de projectmanager mondeling toewees.

Ze werken met de informatie die ze gehoord hebben, zowel wat betreft de taak als de beschrijving van het verwachtte resultaat. Het nadeel bij deze werkwijze is dat niets de teamleden belet om die informele afspraken te wijzigen als er nieuwe informatie beschikbaar kom.

Dit zal absoluut geen probleem zijn als het over opdrachten gaat waar deze medewerker zelf over kan beslissen. Het teamlid kan de wijziging doorvoeren zonder dat hij de goedkeuring van iemand anders nodig heeft en zonder dat deze wijziging invloed heeft op de taken van anderen.

Stel dat het om een aanpassing gaat die invloed heeft op andere activiteiten van het project.
In dit geval is deze werkwijze – direct aanpassen als nieuwe informatie beschikbaar komt – absoluut geen goede werkwijze omdat je als teamlid de mogelijke negatieve gevolgen voor het volledige project niet kan voorzien.
In dit geval is het de taak van de projectmanager om dat overzicht te behouden en duidelijke opdrachten te geven en zo beter samen te werken als team.


numentum projectopvolging projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken

Kies voor formele verslaggeving met actielijst

Voor beide groepen is het dus belangrijk om toch een vorm van verslag en actielijst op te stellen op het eind van de vergadering. Let wel de reden waarom is verschillend.

En neen, je hoeft geen ellenlange verslagen te maken die niemand leest! Dat is inderdaad tijdverspilling zowel voor de verslagschrijver als voor de lezers.

Zoek in onderling overleg met je team en op basis van ieders behoefte naar het best passend formaat. Ook hier zullen de wensen en voorkeuren van de teamleden verschillend zijn:

Waar de ene medewerker nood heeft aan een uitgebreide samenvatting, inclusief alle details, zal een ander teamlid voldoende hebben aan een opsomming van acties, de actie verantwoordelijke en de opleverdatum.

Hoe zit het met het persoonlijk commitment of het opnemen van de verantwoordelijkheid van elk teamlid?
Ook in dit geval geldt: als het niet op papier staat, is het voor sommige mensen geen afgesproken activiteit.


Hoe beter samenwerken als team?

Hoe kan een team effectief beter samenwerken?
Op welke manier spreek je de individuele verantwoordelijkheid van elk teamlid aan?

Reserveer de laatste 5 minuten van projectteamvergadering om alle afgesproken acties samen te overlopen. Om snel te gaan kan je als teamleider de lijst met alle acties kort overlopen.

Het is veel slimmer om elke aanwezige zelf zijn actiepunten te laten overlopen. Door het luidop te herhalen, spreekt elk teamlid ten aanzien van de groep uit dat hij deze punten gaat oppakken.

Bijkomend voordeel is dat je als projectmanager de persoon in zijn woorden de taak hoort beschrijven. Zo heb je nog een bijkomende controle dat de persoon de opdracht goed begrepen heeft.

Dit voorkomt misverstanden en verkeerde interpretaties die ontstaan omdat communicatiestijlen verschillen. Bovendien zorgt deze extra herhaling voor een betere samenwerking tussen de teamleden.


Als beelddenker en projectleider, begint beter samenwerken bij jou: Inzicht over je persoonlijke leiderschapsstijl en manier van communiceren, helpt om misverstanden te voorkomen.

Wil je jezelf op dit vlak ontwikkelen om beter samen te werken met je team?
Dan geeft het Multi-Talent Connector Programma je een stevige basis om op verder te bouwen.

Dit programma loopt volledig via het afgesloten leer- en community platform van Numentum:
het MultiTalentLeader Platform.




Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt.

Jouw meerwaarde zit in die extra beelddenkerskwaliteiten!

Zo lang je blijft werken aan het verbeteren van je minder ontwikkelde kwaliteiten, zal je deze unieke beelddenkerstalenten nooit verder ontwikkelen en daadwerkelijk gaan gebruiken.


Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 oktober 2018. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 14 juni 2021.


Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.


Wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen?

Maak een afspraak om telefonisch de mogelijkheden met Saskia te bespreken.




Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay


14 juni 2021

Projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken?
keyboard_arrow_up
menu

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x