Projectmanager, hoe motiveer je je team zodat ze beter samenwerken?

Beter samenwerken als team, hoe pak je dit aan?

Hoewel je als projectleider geen medewerkers hebt die rechtstreeks aan jou rapporteren, ben je regelmatig de projectmanager van een team.

Zo’n projectteam bestaat uit een groep van medewerkers uit verschillende afdelingen die samen aan het project werken. In dit geval stuur jij dus een team medewerkers aan die:

• uit verschillende afdelingen komen met specifieke taken en te behalen doelen waarvoor ze aan hun afdelingshoofd rapporteren;
• ook effectief samenwerken aan het project om dit binnen de vooropgezette tijd en budget succesvol op te leveren.

Nieuwe producten in productie brengen

Laat ons als voorbeeld een projectteam nemen wat een nieuw product gaat binnenbrengen in de productiefabriek.

Tot nu was de ontwikkeling van dit product in handen van de R&D afdeling van het moederbedrijf in het buitenland.

Het projectteam bestaat uit medewerkers van alle betrokken afdelingen uit de fabriek.

• Ze zijn samengebracht om als groep hun schouders onder dit project te zetten.
• Daarnaast heeft elk teamlid ook nog taken binnen de eigen afdeling of andere projecten.

Elk lid van het projectteam rapporteert voor dagelijkse activiteiten en prioriteiten aan het hoofd van zijn afdeling. Ze rapporteren met een “dotted lijn” of stippellijn ook aan de projectmanager. 

Anders gezegd de projectleider stuurt deze medewerkers enkel aan wat betreft het project, maar operationeel rapporteert elke teamlid aan zijn of haar leidinggevende.

Gevolgen:

Aangezien medewerkers aan meerdere mensen rapporteren, zorgt dit mogelijk voor tegenstrijdige belangen en doelstellingen.

Wat als de project manager beelddenker is?

We hergebruiken het voorbeeld van hierboven: het invoeren van een nieuw product in de fabriek.

De projectleider zal gebruik maken van zijn persoonlijk voorkeurstijl van leidinggeven als beelddenker:

• In een project overleg geeft hij veel ruimte aan iedereen om input en ideeën te leveren.
• Het gaat er gemoedelijk aan toe, wat door sommige teamleden als chaotisch ervaren kan worden.
• Als de taken tijdens de vergadering verdeeld worden, knikt iedereen instemmend. Verwacht geen lange en gedetailleerde verslagen van de vergaderingen en te nemen acties. Het schrijven van een verslag dat niemand leest, vind hij onnodig tijdverlies.

Het lijkt een ideale situatie. Maar klopt dit beeld wel met de realiteit?

Kan je zo’n team beter laten functioneren?

Is dit wel de beschrijving van een goed functionerend team?

• Als er nergens iets genoteerd staat, pakt dan iedereen de toegewezen acties ook daadwerkelijk op? 
• Kan je teamleden aanspreken op taken die niet afgewerkt geraken?
• Hoe ga je op deze manier snel en efficiënt de voortgang van de acties en dus ook het totale project opvolgen?
• Is de tijdswinst door deze snelle manier van overleggen voordeliger dan de nadelen van het ontbreken van een formele rapportage?

Hoe effectief en efficiënt is deze leiderschapsstijl in de praktijk in een team waar leden verschillende breinvoorkeuren hebben?

Wat kan er mislopen met deze manier van leidinggeven?

Laat ons beginnen met de persoonlijke management of leiderschapsstijl van een beelddenker zoals de projectmanager in ons voorbeeld, te onderzoeken.

• De meest natuurlijke manier van werken die past bij deze stijl van leidinggeven is om met het team ideeën af te toetsen en acties te verdelen. Deze leider werkt graag informeel en houdt niet van gedetailleerde verslagen om alles minutieus vast te leggen.
• Deze projectleider gaat er vanuit dat iedereen de taken voor zichzelf noteert en ze ook tegen de afgesproken datum zal afwerken. Zelf de verantwoordelijkheid opnemen en afspraken nakomen, is wat zij van ieder teamlid verwachten.

Niet iedereen in het projectteam heeft dezelfde voorkeuren. Elke voorkeurstijl heeft andere noden en verwachtingen.

• Een aantal teamleden zullen behoefte hebben aan een formeel verslag na een vergadering omdat dit aansluit bij hun persoonlijke voorkeurstijl.
• Andere mensen kunnen vergaderen zonder verslag als informele afspraken zien.

Het hangt af van hun persoonlijke voorkeurstijl, hoe ze hiermee om gaan en op welke manier teamleden reageren:

1) Rustig afwachten tot het verslag komt

Sommige teamleden zullen omwille van de sociale druk tijdens de vergadering, ja knikken als je hen een actiepunt toewijst. Ze zullen echter geen actie ondernemen als de projectmanager hen dit enkel mondeling toewijst. 

Heeft dit teamlid een operationele manager die wel met actielijsten werkt die systematisch gecontroleerd worden?

In dit geval vergroot de kans dat eerst deze taken zullen afgewerkt worden als er geen formeel projectteam verslag met acties uitgestuurd wordt.

Hoe voorkom je dat er geen actie volgt?

Een korte samenvatting van de besproken punten met de overzichtslijst met alle acties, inclusief de persoon die eigenaar is en de datum van oplevering, is voldoende om de opdracht formeel toegewezen te hebben

2) Direct starten na mondelinge toewijzing

Anderen werken liever met informele afspraken die niet op papier staan. Deze mensen gaan aan de slag met de opdracht die de projectmanager mondeling toewees.

Ze werken met de informatie die ze gehoord hebben, zowel wat betreft de taak als de beschrijving van het verwachtte resultaat werken ze op basis van hun persoonlijke interpretatie.

Dit zal absoluut geen probleem zijn als het over opdrachten gaat waar deze medewerker zelf over kan beslissen en activiteiten die geen invloed hebben op anderen.

Stel dat jouw taak invloed heeft op andere activiteiten van het project.
In dit geval is deze manier van werken absoluut geen goede werkwijze omdat je als teamlid de mogelijke negatieve gevolgen voor het volledige project niet kan voorzien.

Hoe voorkom je dat dit soort misverstanden gebeuren?

Het de taak van de projectmanager om het overzicht van alle project-activiteiten te behouden en duidelijke opdrachten te geven. Zo kan je de leden van het projectteam beter laten functioneren.

Kies voor formele verslaggeving met actielijst

Voor beide groepen is het belangrijk om toch een vorm van verslag en actielijst op te stellen op het eind van de vergadering. Let wel de reden waarom is verschillend!

En neen, je hoeft geen ellenlange verslagen te maken die niemand leest!
Dat is inderdaad tijdverspilling zowel voor de verslagschrijver als voor de lezers.

Zoek in onderling overleg met je team en op basis van ieders behoefte naar het best passend formaat. Ook hier zullen de wensen en voorkeuren van de teamleden verschillend zijn:

• De ene medewerker zal nood hebben aan een uitgebreide samenvatting, inclusief alle details.
• Een ander teamlid zal voldoende hebben aan een korte opsomming van acties, de actie verantwoordelijke en de opleverdatum.

Wanneer nemen teamleden verantwoordelijkheid op?

Hoe zit het met het persoonlijk commitment of het opnemen van de verantwoordelijkheid van elk teamlid?

Ook in dit geval geldt: als het niet op papier staat, is het voor sommige mensen geen afgesproken activiteit. Met een kort en bondig overzicht stimuleer je het eigenaarschap.

Hoe beter samenwerken als team?

Hoe kan een team effectief samenwerken?
Op welke manier spreek je de individuele verantwoordelijkheid van elk teamlid aan?

Reserveer de laatste 5 minuten van de projectteam vergadering om alle afgesproken acties samen te overlopen.

• Om snel te gaan kan je als teamleider de lijst met alle acties kort overlopen.
• Het is veel slimmer om elke aanwezige zelf zijn actiepunten te laten overlopen. Door het luidop te herhalen, spreekt elk teamlid ten aanzien van de groep uit dat hij deze punten gaat oppakken.
• Het is een bijkomende controle voor jou als projectmanager wanneer je elke teamlid in zijn woorden zijn actiepunten hoort beschrijven.

Deze eenvoudige acties voorkomen misverstanden en verkeerde interpretaties die ontstaan omdat communicatiestijlen verschillen. Bovendien zorgt deze extra herhaling voor een betere samenwerking tussen de teamleden.

Wil je jezelf op dit vlak ontwikkelen om beter samen te werken met je team?

Als beelddenker en projectleider, begint beter samenwerken bij jou:

Alle kennis en informatie over  je persoonlijke leiderschapsstijl en manier van communiceren, helpt om misverstanden te voorkomen.

Met de juiste begeleiding leer je hoe kleine aanpassingen in je communicatie een wereld van verschil maken voor jezelf en je projectteam.

Het Multi talent leider Programma levert je een goed startpositie waarop je op verder kan bouwen.

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 oktober 2018. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 9 januari 2023.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor je werken als jij jezelf kan accepteren zoals je bent. Als jij je extra kwaliteiten kan zien als een aanwinst in plaats van een handicap.

Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt.

Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten! Je bent veel meer dan een label.

Bovendien is iedere mens uniek. We zijn allemaal verschillend en enkel door ieders talenten samen te laten werken, gaan we sneller vooruit als groep!

Wil je weten wat beter samenwerken voor jou kan betekenen ?

Maak een afspraak om telefonisch de mogelijkheden met Saskia te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum & Drawify

9 januari 2023