Hoe werk je het liefst? Ben je voor of tegen vastgelegde werkprocessen?

Wat zijn werkprocessen of procedures?

Bedrijven en organisaties willen hun activiteiten zoveel mogelijk beschrijven in standaard processen en procedures.

Een stappen plan of procesbeschrijving geeft houvast om:

• taken te herhalen
• sneller en efficiënter te werken
• dezelfde kwaliteit kunnen garanderen
• taken door verschillende personen op exact dezelfde manier uit te laten voeren
• enz.

Niets dan voordelen zo lijkt wel.

Alle taken systematisch gaan vastleggen, heeft ook nadelen. Hierdoor kan het gebeuren dat activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan worden zonder dat iemand deze werkwijze ooit in vraag durft te stellen.

Tradities om in ere te houden

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van grootmoeder. De jongste telg van de familie legt vol trots het familierecept aan haar vriend uit.

Dit recept gaat als volgt: “Neem een rosbief van 1 kg. Snij aan beide kanten een stukje af alvorens je de rosbief in de ovenschotel legt. Braad de rosbief in de oven.”

Verwonderd vraagt de vriend haar: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?”

Een vraag waarop zowel zijn vriendin als haar moeder hem het antwoord schuldig moeten blijven. Maar grootmoeder weet dit ongetwijfeld nog wel.

Bij het horen van dit verhaal, moet grootmoeder hartelijk lachen:
“Toen ik leerde koken, waren de  braadsledes te klein voor een rosbief van 1kg. Mijn moeder leerde me om er 2 stukken af te snijden, zodat de rosbief er wel in paste. Ik wist helemaal niet dat jullie deze manier van werken nog steeds gebruiken!” …

Recepten uit grootmoeders tijd zijn tradities om in ere te houden. Ook in dit geval is het goed om regelmatig te kijken of er aanpassingen nodig zijn door nieuwe inzichten of technologie!

Wat als er geen vastgelegde processen zijn?

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat zij hun activiteiten veel sneller kunnen uitvoeren. Deze methodes schrijven ze zelden neer. Op deze manier kan je ze ook elke keer snel bijschaven.

Het ontbreken van vaste werkmethodes leidt dikwijls tot chaotisch werken omdat:

1) Afleiding

Je kan makkelijk afgeleid worden door allerhande externe factoren waardoor je gaat afdwalen. Wanneer je deze geplande activiteit later terug oppakt, moet je opnieuw uitzoeken waar je gebleven was. Dit kost je nog eens extra tijd. Als het veel gebeurt voor dezelfde taak, raak je gefrustreerd omdat beelddenkers dit ervaren als telkens hetzelfde doen.

2) Onvolledig resultaat

De kans bestaat om stappen of onderdelen over het hoofd zien. Het gevolg is dat resultaat mogelijk nooit 100% hetzelfde is of mogelijk onvolledig.

3) Geen dagelijkse activiteiten

Voor opdrachten die je maar eens af en toe moet doen, kan een werkwijze wel handig zijn.

Zeker als je hiervoor je computer of programma’s nodig hebt waar je minder vertrouwd mee bent. Een procedure of checklijst voorkomt dat je elke keer weer opnieuw helemaal moet gaan uitzoeken hoe het juist werkt.

Beelddenkers zijn van nature veel gevoeliger om afgeleid te worden door allerhande prikkels uit de omgeving. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen omdat vastgelegde werkprocessen je verplichten om stap voor stap of lineair te werken.

Een beelddenker werkt op een andere manier om tot een resultaat of oplossing te komen: Zij zien eerst het eindresultaat in hun brein. Vanuit het beeld van de oplossing, gaan ze dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat zouden kunnen komen.

Conclusie:

• Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze uitermate geschikt om tot nieuwe ideeën te komen. 
• Voor dagelijkse taken is zonder stappen plan werken waarschijnlijk geen probleem. Deze activiteiten doe je zo vaak dat je het blindelings weet.
• Voor minder courante activiteiten of repetitieve taken, gebruik je als beelddenker best wel een werkmethode.

Wat als processen verouderd zijn?

In veel organisaties zijn procedures niet altijd up to date met wat er in praktijk gebeurt. In sommige gevallen maken medewerkers voor zichzelf aanpassingen om makkelijker te kunnen werken.

Een procedure die niet klopt of de mogelijkheid om aanpassingen te maken, zijn elementen die elke beelddenker extra stress bezorgen:

• ofwel moet je een procedure tot in het kleinste detail volgen
• ofwel niet en dan heb je geen procedure nodig

Het is een alles of niets verhaal. Er is geen tussenweg.

Als organisatie dien je een keuze te maken: werken met of zonder opgelegde werkprocessen.

Op dit vlak kunnen beelddenker heel categoriek zijn en flink gaan dwarsliggen als opgelegde procedures niet werkbaar zijn. Frustratie en ergernis zal groeien en vroeg of laat, mag je een emotionele uitbarsting verwachten. 

Ongeschreven regels en aanpassingen

Een freelancer werkte in opdracht van een grote organisatie op meerdere van hun vestigingen.

De centrale dienst gaf de veiligheidsprocedure die hij diende te volgen om tot elke vestiging toegang te krijgen. De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig en strikt gedocumenteerd. Iedereen van buitenaf die toegang tot het bedrijf wilde, diende telkens verschillende stappen te doorlopen.

Wat bleek in de realiteit?

Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan.

Om het proces te vereenvoudigen en praktisch werkbaar te houden waren de regels in elke vestiging anders. Bovendien hingen de ongeschreven regels in sommige gevallen af van de willekeur van de medewerker achter de toegangsbalie.

Een duidelijk lijn in het proces van de verschillende vestigingen was er absoluut niet. Telkens werd de freelancer terecht gewezen omdat hij elke keer dezelfde fouten maakten en de verkeerde documenten toonde. Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

Het was ook geen optie om het probleem aan te kaarten bij de centrale diensten: De opmerking van een externe persoon die de centrale diensten durfde wijzen op een falend proces, werd weggelachen.

Er viel ook niets te bewijzen want nergens werd de freelancer de toegang geweigerd. Het koste hem elke keer wel nutteloos veel extra tijd, discussies en vooral een groeiende frustratie.

Omdat er zoveel variabele parameters waren, liep het toegangsproces voor de freelancers nergens van de eerste keer goed. Zelfs al was hij de vorige week in een vestiging toegelaten, er was geen enkele garantie dat het proces de week nadien op dezelfde manier zou verlopen.

Geen of wel vastgelegde werkprocessen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen. In bedrijven en organisaties is het onmogelijk om iedereen zijn unieke werkwijze te laten ontwikkelen. Dat is logisch en begrijpelijk.

Leg je als organisatie toch werkprocessen vast?

• Zorg dan dat de werkbeschrijvingen kort en bondig zijn.
• Maak regelmatig tijd om na te kijken of elke stap nog klopt.
• Controleer ook of een procedure werkbaar is in de praktijk.

Wat kenmerkt jouw pragmatische manier van werken?

Beelddenkers vinden het moeilijk om gemotiveerd te blijven bij routine activiteiten of repetitieve taken. Het maakt geen verschil of ze deze dagelijks uitvoeren of minder frequent.

Ben je een beelddenker en heb je een aantal taken die steeds terugkomen dan kan het maken van een handige en overzichtelijke checklijst je helpen.

Hou het kort en overzichtelijk. Max 1 à 2 bladzijden.

Een checklijst kan dus ook je persoonlijke geheugensteun en overzichtelijke samenvatting van een werkproces zijn.

Met een checklijst of stappenplan kan je sneller en efficiënter doorwerken, zodat je meer tijd overhoudt voor taken die je wel enthousiast maken en energie geven. Dit is een 2de voordeel om in sommige gevallen voor een persoonlijke checklijst te kiezen!

Hoe werk je het liefst als beelddenker?

In de ideale werkomgeving heb je als beelddenker de mogelijkheid om eigen werkmethodes te ontwikkelen en te gebruiken.

Wil je als team nooit voor verrassende resultaten staan?
Goede en duidelijke afspraken zijn in dit geval absoluut nodig om wrevel en discussies te voorkomen.

Hoe geef je een beelddenker een opdracht?

• Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
• Beschrijf het kader waarbinnen je de oplossing mag zoeken of de methode mag ontwikkelen. Dit is het werkveld.
• Geef een opleverdatum. Leg het moment waarop je het resultaat wil zien vooraf vast.

Wat heeft een schilderij met werkprocessen te maken?

De oplossing van het probleem kan je als volgt omschrijven: Het eindresultaat is een schilderij op doek met een metalen of houten lijst errond.

Het doek van het schilderij is het werkveld of kader waarbinnen gewerkt dient te worden. De grootte en het materiaal van het doek, zijn van bij de start vastgelegd.

Hierdoor is wat je moet doen bepaald: Dit is het eindresultaat en de opleverdatum.

Het hoe of de weg er naartoe, ligt helemaal open. Dit is het speelveld of het canvas van het schilderij.

Het geeft een beelddenker de vrijheid om te werken volgens zijn persoonlijke werkwijze maar binnen een vastgelegd kader te blijven.

Wat als jij jouw werkmethodes eens in vraag wil stellen?

• Omschrijf duidelijk het eindresultaat dat je wenst te bereiken met dit proces.
• Bepaal het kader en beschrijf dit duidelijk.
• Nodig een beelddenker uit om verbeteringen te zoeken.

In zo’n opdracht kan elke beelddenker zich helemaal uitleven.

Vergeet zeker geen opleverdatum af te spreken bij de start. Anders blijven ze eindeloos verbeteren en veranderen!

Elke manier van werken heeft voor- en nadelen

Er zijn medewerkers die behoefte hebben aan duidelijke werkbeschrijvingen die ze gewoon kunnen volgen. Zij hebben geen enkele behoefte om een eigen werkmethodes te ontwikkelen.

Elke beelddenker in je team zal moeite hebben om strak opgelegde werkprocessen systematisch te volgen.

Welke voorkeur medewerkers ook hebben, elke manier van werken is goed.

Alles vastleggen in processen of werken binnen een bepaald kader naar een omschreven doel, er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen. Elke werkwijze heeft voor- en nadelen.

Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je persoonlijke voorkeur van werken. Dit zou een mogelijke guldenmiddenweg oplossing kunnen zijn die voor medewerkers goed werkt.

Gezichten van anders denken: werkprocessen

Opgelegde procedures of systemen gebruiken, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

Dit is het 3de artikel is in de reeks van de 7 stressfactoren voor beelddenkers of multi talent leiders op de werkplek. De links naar alle artikelen in de reeks vind je in het overzichtsdocument. Informatie verwerken (deel 4) is het volgende deel in deze reeks.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.
Saskia deelt via deze blog tips voor volwassen beelddenkers in een werk omgeving.
Daarnaast is community manager van Multi Talent Leider netwerk op het Multi Talent Leader Platform. Dit is leer- en community platform van Numentum om beelddenkers op het werk te verenigen.

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 28 februari 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 27 september 2021.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in de extra beelddenkerskwaliteiten op de juiste manier te leren gebruiken!

Wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen?

Maak een afspraak om telefonisch de mogelijkheden met Saskia te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

27 september 2021