Hoe werk je het liefst? Ben je voor of tegen vastgelegde werkprocessen?

Werkprocessen en werkprocedures vastleggen?

De meeste bedrijven en organisaties willen hun activiteiten zoveel mogelijk beschrijven in processen en procedures.

Een stappen plan of procesbeschrijving geeft houvast om:

• taken te herhalen
• sneller en efficiënter te werken
• de kwaliteit beter te borgen of garanderen
• taken door verschillende personen op exact dezelfde manier uit te laten voeren
• enz.

Alle taken systematisch gaan vastleggen, heeft ook nadelen. Hierdoor kan het gebeuren dat activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan worden zonder dat iemand dit ooit in vraag gaat stellen.

Tradities om in ere te houden: recepten uit grootmoeders tijd

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van grootmoeder. De jongste telg van de familie legt vol trots het familie recept aan haar vriend uit.

Dit recept gaat als volgt: “Neem een rosbief van 1 kg. Snij aan beide kanten een stukje af alvorens je de rosbief in de ovenschotel legt. Braad de rosbief in de oven.”

Verwonderd vraagt de vriend haar: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?” Een vraag waarop zowel zijn vriendin als haar moeder hem het antwoord schuldig moeten blijven.

Bij het horen van dit verhaal, moet grootmoeder hartelijk lachen: “Toen ik leerde koken, waren de  braadsledes te klein voor een rosbief van 1kg. Mijn moeder leerde me om er 2 stukken af te snijden, zodat de rosbief er wel in paste. Ik wist helemaal niet dat jullie dat deze manier van werken nog steeds gebruiken!” …

Wat als er geen vastgelegde processen zijn?

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat zij hun activiteiten veel sneller kunnen uitvoeren. Deze methodes schrijven ze zelden neer.

Het ontbreken van vaste processen of geen procedures volgen, leidt dikwijls tot chaotisch werken omdat:

• je kan makkelijk afgeleid worden door allerhande externe factoren waardoor je gaat afdwalen
• de kans bestaat om stappen over het hoofd zien

Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze goed om tot nieuwe ideeën te komen. Voor dagelijkse taken is zonder stappen plan werken waarschijnlijk minder efficiënt.

Beelddenkers of multi-getalenteerde bruggenbouwers, zijn van nature veel gevoeliger om afgeleid te worden door allerhande prikkels uit de omgeving. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen omdat vastgelegde werkprocessen je verplichten om stap voor stap of lineair te werken.

Een beelddenker komt door op een andere manier te werken tot hetzelfde resultaat. Ze zien eerst het eindresultaat voor ogen en gaan dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat kunnen komen.

Het is een alles of niets verhaal, een tussenweg bestaat niet

In veel organisaties zijn procedures niet altijd up to date met wat er in praktijk gebeurt. In sommige gevallen maken medewerkers voor zichzelf aanpassingen om makkelijker te kunnen werken.

Een procedure die niet klopt of de mogelijkheid om aanpassingen te maken, zijn elementen die elke beelddenker extra stress bezorgen:

• ofwel moet je een procedure tot in het kleinste detail volgen
• ofwel niet en dan heb je geen procedure nodig

Ongeschreven regels en aanpassingen

Een freelancer werkte in opdracht van een grote organisatie op meerdere van hun vestigingen.

De centrale dienst gaf de veiligheidsprocedure die hij diende te volgen om in elke vestiging toegang te krijgen. De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig en strikt gedocumenteerd.

Wat bleek in de realiteit?

Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan. Om het proces te vereenvoudigen en praktisch werkbaar te houden waren de regels in elke vestiging anders. Bovendien hingen de ongeschreven regels in sommige gevallen af van de willekeur van de medewerker achter de toegangsbalie.

Een duidelijk lijn in het proces van de verschillende vestigingen was er absoluut niet. Telkens werd de freelancer terecht gewezen omdat hij elke keer dezelfde fouten maakten en de verkeerde documenten toonde. Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

Het was ook geen optie om het probleem aan te kaarten bij de centrale diensten: De opmerking van een externe persoon die de centrale diensten durfde wijzen op een falend proces, werd weggelachen.

Er viel ook niets te bewijzen want nergens werd de freelancer de toegang geweigerd. Het koste hem elke keer wel nutteloos veel extra tijd en ergernis.

Geen of wel vastgelegde werkprocessen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen. In bedrijven en organisaties is het onmogelijk om iedereen zijn “unieke” werkwijze te laten ontwikkelen.

Beelddenkers houden niet van routine taken. Ben je een beelddenker en heb je een aantal taken die steeds terugkomen dan kan een handige en overzichtelijke checklijst je helpen.

Met zo’n checklijst kan je sneller en efficiënter doorwerken, zodat je meer tijd overhoudt voor taken die je wel boeien. Een 2de voordeel om in sommige gevallen voor een checklijst te kiezen!

Leg je als organisatie toch werkprocessen vast?

• Zorg dan dat de werkbeschrijvingen kort en bondig zijn.
• Maak regelmatig tijd om na te kijken of elke stap nog klopt.
• Controleer ook of een procedure werkbaar is in de praktijk.

Hoe werk je het liefst als beelddenker?

In de ideale werkomgeving voor beelddenkers heb je de mogelijkheid om eigen werkmethodes te ontwikkelen en te gebruiken.

Goede en duidelijke afspraken zijn echter wel degelijk nodig om wrevel en discussies te voorkomen, zoals:

• Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
• Beschrijf het kader waarbinnen je de oplossing of methode mag zoeken.
• Geef een opleverdatum. Leg het moment waarop je het resultaat wil zien vooraf vast.

Wat heeft een schilderij met werkprocessen te maken?

De oplossing van het probleem kan je als volgt omschrijven: Het eindresultaat is een schilderij op doek met een metalen omlijsting.

In dit geval is het werkveld of kader waarbinnen gewerkt dient te worden het doek van het schilderij. De grootte en het materiaal van het doek, zijn van bij de start vastgelegd.

Het “wat” is bepaald.
Het “hoe” of de weg er naartoe, ligt open.

Wil je je eigen werkmethodes eens in vraag stellen?

Omschrijf duidelijk het eindresultaat. Bepaal het kader en laat een beelddenker verbeteringen zoeken.

Deze persoon zal zich hier helemaal in kunnen uitleven. Vergeet zeker geen opleverdatum af te spreken bij de start. Anders blijven ze eindeloos verbeteren en veranderen!

Elke manier heeft voor- en nadelen

Er zijn medewerkers die behoefte hebben aan duidelijke werkbeschrijvingen die ze gewoon kunnen volgen. Zij houden er niet van om een eigen werkmethodes te ontwikkelen. Welke voorkeur medewerkers ook hebben, beiden zijn goed.

Alles vastleggen in processen of werken binnen een bepaald kader naar een omschreven doel, er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen.

Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je persoonlijke voorkeur van werken.

7 stressfactoren voor multi-getalenteerde bruggenbouwers

Opgelegde procedures of systemen gebruiken, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

De volgende stressfactor in deze reeks : manier om problemen aan te pakken

Heb je hierbij vragen?

Je bent welkom. Neem contact op, ik help je graag verder.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 28 februari 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten uit de praktijk. De laatste update gebeurde op 19 augustus 2019.

Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay

19 augustus 2019