Hoe werk je het liefst? Ben je voor of tegen vastgelegde werkprocessen?

Wat zijn werkprocessen of procedures?

Bedrijven en organisaties willen hun activiteiten zoveel mogelijk beschrijven in standaard processen en procedures.

Een stappen plan of procesbeschrijving geeft houvast om:

• taken te herhalen
• sneller en efficiënter te werken
• dezelfde kwaliteit kunnen garanderen
• taken door verschillende personen op exact dezelfde manier uit te laten voeren
• enz.

Niets dan voordelen zo lijkt wel.

Alle taken systematisch gaan vastleggen, heeft ook nadelen. Hierdoor kan het gebeuren dat activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan worden zonder dat iemand deze werkwijze ooit in vraag durft te stellen.

Tradities om in ere te houden

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van grootmoeder. De jongste telg van de familie legt vol trots het familierecept aan haar vriend uit.

Dit recept gaat als volgt:

• Neem een rosbief van 1 kg.
• Snij aan voor- en achter zijde van het vlees een stukje af alvorens je het bakproces start.
• Bak het vlees aan alle kanten aan op het vuur.
• Laat de rosbief verder garen in de oven.

Verwonderd vraagt de vriend haar: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?”

Een vraag waarop zowel zijn vriendin als haar moeder hem het antwoord schuldig moesten blijven. Maar grootmoeder weet dit ongetwijfeld nog wel.

Recepten uit grootmoeders tijd zijn tradities om in ere te houden!

Maar zelfs in deze gevallen is het goed om regelmatig te kijken of er aanpassingen nodig zijn door nieuwe inzichten of technologie!

Wat als er geen vastgelegde processen zijn?

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat zij hun activiteiten veel sneller kunnen uitvoeren.
Deze methodes zullen ze zelden neerschrijven. Zo kan je het proces snel bijschaven of verbeteren.

Het ontbreken van vaste werkmethodes leidt dikwijls tot chaotisch werken omdat:

1) Afleiding

Je kan makkelijk afgeleid worden door allerhande externe factoren waardoor je gaat afdwalen.

• Wanneer je deze geplande activiteit later terug oppakt, moet je opnieuw uitzoeken waar je gebleven was.
• Dit kost je dus extra tijd.
• Als het veel gebeurt voor dezelfde taak, raak je gefrustreerd omdat beelddenkers dit ervaren als telkens hetzelfde doen.

2) Onvolledig resultaat

De kans bestaat om stappen of onderdelen over het hoofd zien. Het gevolg is dat resultaat mogelijk nooit 100% hetzelfde is of mogelijk onvolledig.

3) Geen dagelijkse activiteiten

Voor opdrachten die je maar eens af en toe moet doen, kan een werkwijze wel handig zijn.

Zeker als je hiervoor je computer of programma’s nodig hebt waar je minder vertrouwd mee bent. Een procedure of checklijst voorkomt dat je elke keer weer opnieuw helemaal moet gaan uitzoeken hoe het juist werkt.

Hoe werkt dat in praktijk?

Beelddenkers zijn van nature veel gevoeliger om afgeleid te worden door allerhande prikkels uit de omgeving. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen omdat vastgelegde werkprocessen je verplichten om stap voor stap of lineair te werken.

Een beelddenker werkt op een andere manier om tot een resultaat of oplossing te komen:

• Zij zien eerst het eindresultaat in hun brein.
• Vanuit het beeld van de oplossing, gaan ze dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat zouden kunnen komen.

Werkmethode: niets opleggen of toch wel?

• Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze uitermate geschikt om tot nieuwe ideeën te komen.
• Voor dagelijkse taken is zonder stappen plan werken waarschijnlijk geen probleem. Deze activiteiten doe je zo vaak dat je het blindelings weet.
• Voor minder courante activiteiten of repetitieve taken, gebruik je als beelddenker best wel een werkmethode.

Wat als processen verouderd zijn?

In veel organisaties zijn procedures niet altijd hetzelfde als het verloop van het proces in realiteit.

Een procedure die niet klopt en niet mag aangepast worden aan de praktijk, zijn factoren die beelddenkers extra stress bezorgen:

• ofwel moet je elke stap van een procedure nauwgezet volgen;
• ofwel moet je niets volgen en dan heb je geen procedure nodig.

Voor hen bestaat er geen tussenweg: het is een alles of niets verhaal

Als organisatie dien je een keuze te maken:
werken met of zonder opgelegde werkprocessen.

Op dit vlak kunnen beelddenker heel categoriek zijn en flink gaan dwarsliggen als opgelegde procedures niet werkbaar zijn. Frustratie en ergernis zal groeien en vroeg of laat, mag je een emotionele uitbarsting verwachten. 

Ongeschreven regels en aanpassingen

Een freelancer werkte in opdracht van een grote organisatie op meerdere van hun vestigingen.

De centrale dienst gaf de veiligheidsprocedure die hij diende te volgen om tot elke vestiging toegang te krijgen.

De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig en strikt gedocumenteerd. Iedereen van buitenaf die toegang tot het bedrijf wilde, diende telkens verschillende stappen te doorlopen.

Wat bleek in de realiteit?

Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan om het proces te vereenvoudigen en praktisch werkbaar te houden.

Resultaat:

De toegangsprocedure werd in elke vestiging anders toegepast. Bovendien hingen de ongeschreven regels in sommige gevallen af van de willekeur van de medewerker achter de toegangsbalie.

• Er waren geen duidelijke regels meer.
• Telkens werd de freelancer terecht gewezen omdat hij elke keer dezelfde fouten maakten en de verkeerde documenten toonde.

Omdat er zoveel variabele parameters waren, liep het toegangsproces voor de freelancers nergens van de eerste keer goed. Zelfs al was hij de vorige week in een vestiging toegelaten, er was geen enkele garantie dat het proces de week nadien op dezelfde manier zou verlopen.

Frustratie en ergernis:

Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

Het was ook geen optie om het probleem aan te kaarten bij de centrale diensten:

• De opmerking van een externe persoon die de centrale diensten durfde wijzen op een falend proces, werd weggelachen.
• Er viel ook niets te bewijzen want nergens werd de freelancer de toegang geweigerd.
• Het koste hem elke keer wel nutteloos veel extra tijd, discussies en vooral een groeiende frustratie.

Geen of wel vastgelegde werkprocessen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen.
In bedrijven en organisaties is het onmogelijk om iedereen zijn unieke werkwijze te laten ontwikkelen. Dat is logisch en begrijpelijk.

Leg je als organisatie toch werkprocessen vast?

• Zorg dan dat de werkbeschrijvingen kort en bondig zijn.
• Maak regelmatig tijd om na te kijken of elke stap nog klopt.
• Controleer ook of een procedure werkbaar is in de praktijk.

Wat kenmerkt jouw pragmatische manier van werken?

Beelddenkers vinden het lastig om gemotiveerd te blijven bij routine activiteiten of repetitieve taken. Het maakt geen verschil of ze deze dagelijks uitvoeren of minder frequent.

Ben je een beelddenker en heb je een aantal taken die steeds terugkomen dan kan het maken van een handige en overzichtelijke checklijst je helpen.

• Hou het kort en overzichtelijk.
• Max 1 à 2 bladzijden.

Met een checklijst kan je sneller en efficiënter doorwerken, zodat je meer tijd hebt voor taken die je wel enthousiast maken en energie geven.
Het kan voordelig zijn om in sommige gevallen voor een persoonlijke checklijst te kiezen!

Hoe werk je het liefst als beelddenker?

In de ideale werkomgeving heb je als beelddenker de mogelijkheid om eigen werkmethodes te ontwikkelen en te gebruiken.

Wil je als teamleider nooit voor verrassende resultaten staan?
Goede en duidelijke afspraken zijn in dit geval absoluut nodig om wrevel en discussies te voorkomen.

Hoe geef je een beelddenker een opdracht?

• Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
• Beschrijf het kader waarbinnen je de oplossing mag zoeken of de methode mag ontwikkelen. Dit is het werkveld.
• Leg de opleverdatum vast. Dit is het moment waarop je het resultaat wil ontvangen.

Wat als jij de teamprocessen wil verbeteren?

In zo’n opdracht zal een collega beelddenker zich helemaal uitleven.

Vergeet zeker geen opleverdatum af te spreken bij de start. Anders blijven ze eindeloos verbeteren en veranderen!

Elke manier van werken heeft voor- en nadelen

Er zijn medewerkers die behoefte hebben aan duidelijke werkbeschrijvingen die ze gewoon kunnen volgen. Zij hebben geen enkele behoefte om een eigen werkmethode te ontwikkelen.

Elke beelddenker in je team zal moeite hebben om strak opgelegde werkprocessen systematisch te volgen.

Welke voorkeur medewerkers ook hebben, elke manier van werken is goed. Elke werkwijze heeft voor- en nadelen.

Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je persoonlijke voorkeur van werken. Dit zou een mogelijke guldenmiddenweg oplossing kunnen zijn die voor medewerkers goed werkt.

Gezichten van anders denken: werkprocessen

Opgelegde procedures of systemen gebruiken, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

Dit is het 3de artikel is in de reeks van de 7 stressfactoren voor beelddenkers of multi talent leiders op de werkplek. De links naar alle artikelen in de reeks vind je in het overzichtsdocument. Informatie verwerken (deel 4) is het volgende deel in deze reeks.

Wie is Saskia Smet van Numentum?

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 28 februari 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 13 mei 2024.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in de extra beelddenkerskwaliteiten op de juiste manier te leren gebruiken!

Wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen?

Maak een afspraak om telefonisch de mogelijkheden met Saskia te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

13 mei 2024