Meten is weten en zet beelddenkers aan tot actie en focus

Acties meten en bijsturen

Planmatig werken is voor de meeste beelddenkers geen natuurlijk talent.

Daarnaast hebben ze lak aan opgelegde structuren en routine activiteiten en bijhorende taken zoals onder andere:

• schrijven van uitgebreide rapporten
• gedetailleerd uitwerken van doelstellingen
• systematisch meten van de activiteiten of processen

Dit ervaren ze als het inperken van hun vrijheid door het vastleggen van processen en systemen.

Stel dat je op een bepaald moment toch even gaat stilstaan en terugblikken, dan kan dit zorgen voor een wrang gevoel:

• Denk aan alle ideeën en projecten die nog steeds onaangeroerd door je hoofd zweven.
• Taken waar je nog geen tijd voor had willen maken of de moed hebt gevonden om hiermee aan de slag te gaan.

Om deze tegenstellingen te verbinden, kan het maken een persoonlijk visiebord te maken (vison board of moodboard), je helpen bij de start van een nieuwe jaar of project.

Jouw visiebord hang je op een zichtbare plek in je werkkamer zodat dit bord dagelijks jouw aandacht trekt. Zo’n beeld spreekt tot de verbeelding. Jij kan er veel over vertellen en in je verhaal aangeven welke resultaten je hiermee wil bereiken.

Een visiebord zonder concreet meetbare acties, zet echter weinig aan tot actie. Er komt niets in beweging. Je doelstellingen blijven zeer vrijblijvend. Dit verbind je tot niets.

Als je na verloop van tijd hierop gaat terugkijken, zie je volgenden resultaten:

• Sommige elementen zijn “on the fly” opgepikt gedurende de voorbije periode.
• Deze ideeën zijn ondanks het gebrek aan structureel werken toch afgeraakt!
• Andere ideeën ben je compleet uit het oog verloren en vergeten.

Visiebord klaar? Tijd voor actie!

Hoe zet je nu een visiebord om in acties die je concreet kan meten?

Meten is weten. Deze quote is toegeschreven aan Peter Drucker, Tom Peters, Edwards Deming, Lord Kelvin en vele anderen.

In de periode dat ik als kwaliteitsmanager werkzaam was, heb ik deze quote zelf meermaals gebruikt om mensen aan te sporen tot concrete acties.

Stap 1: concreet meetbare acties bepalen

Maak een overzicht van de elementen op je visiebord die je aandacht verdienen tijdens dit project. Ga voor elk element op zoek naar de kern.

Laat deze vragen je helpen:

• Wat wil je met dit element zeggen?
• Wanneer weet jij dat je aan deze actie gewerkt hebt?
• Welk doel zou jij willen bereiken op het eind van het project?
• Wanneer weet je dat dit resultaat gehaald werd?
• Hoe zou jij de voortgang kunnen meten?

Voorbeeld: Zichtbaarheid als zelfstandige of ZZP-er vergroten

In mijn geval zou dit willen zeggen dat ik meer naar buiten wil treden met datgene wat Numentum te beiden heeft aan haar klanten. Elementen om in dit kader te onderzoeken kunnen onder ander zijn:

► Hoe wil ik dit gaan doen?

Via het wekelijk e-magazine, blog artikelen, posts op sociale media, voordrachten gaan geven, interviews geven, netwerken, gastblogs schrijven, video’s via YouTube, in de geschreven pers verschijnen, enz.

► Hoeveel keer wil ik zichtbaar zijn via de verschillenden kanalen?

Wekelijks, maandelijks, enz. Dit kan je makkelijk opvolgen in cijfers.

► Wat is er aan kennis en informatie om te delen wat waarde heeft voor multi-getalenteerde bruggenbouwers?

Boeken, podcasts, websites, wetenschappelijk onderzoek, enz.

► Op welke manier kan ik mijn klanten hierbij betrekken?

Via interviews tijdens een live sessie op platformen zoals LinkedIn live of andere sociale media, een Zoom live sessie organiseren voor de volgers van je e-magazine, enz.

Voorbeeld: Je eigen zichtbaarheid in je team vergroten

Stel dat jij als medewerker werkt in een bedrijf, dan is het zinvol om tijd te spenderen aan je interne zichtbaarheid. Dikwijls is dit het laatste war beelddenkers mee bezig willen zijn: Dit vraagt immers kostbare tijd die ze veel liever inzetten om hun (interne) klanten te helpen.

Mijn leidinggevende ziet toch wat ik realiseer?
Terwijl dit in veel gevallen niet zo is: Je leidinggevende ziet slechts een deel van je realisaties, namelijk datgene waarop jij wordt geëvalueerd.

De meeste beelddenkers doen echter nog een pak extra zaken daarnaast, denk bij voorbeeld aan:

• Een werkproces vereenvoudigen of verbeteren.
• Een collega verder helpen met jouw kennis en ervaring zodat ze niet te lang hoeven zoeken.
• Een overzicht maken van onvolledigheden of onduidelijkheden in een procedure en aanpassingen voorstellen, omdat jij je er aan ergert ook al ben jij niet verantwoordelijk hiervoor.

Vaak gebeuren deze extra’s gewoon tussendoor on the fly, als je collega bij je komt aankloppen.

Alleen als je de tijd van al deze interventies bij elkaar zou tellen, kost dit veel extra werktijd. Met als resultaat:

Jouw normale activiteiten komen onder druk te staan of je gaat veel overwerken om je taken af te krijgen of je eigen werk aan kwaliteit zal inboeten.

Je hebt er dus alle belang bij om tijd te spenderen om je activiteiten in kaart te brengen en al je resultaten te tonen.

Zo niet, zal je merken dat anderen met jouw werk gaan pronken en jij in het ergste geval een slechte beoordeling krijgt. Terwijl door jou hulp, je collega’s hun werk sneller af kunnen maken.

Meten is weten

► Het SMART-principe helpt je bij het opzetten van een meetbare acties.

Elke actie ga je zo concreet en duidelijk mogelijk beschrijven. Zo maak je de actie meetbaar.

• Specifiek
• Meetbaar
• Aanvaardbaar
• Realistisch
• Tijdsgebonden

► Persoonlijke voel ik me meer aangetrokken tot het SMARTI-principe.

De I in SMARTI staat voor inspirerend, energie gevend.

Je bepaalt de I-factor door elk onderdeel van het SMART-principe apart te bekijken.
Hoe groter de I-factor, hoe meer je zelf gemotiveerd bent om aan deze actie te werken.

Vraag je bij elke actie af of ze je energie gaat geven of net niet:

• Geeft een actie je zin om eraan te beginnen?
• Voel je nu al een enorme weerstand om een andere taak te beginnen?

Als je bij het opstellen van je meetbare acties nu al weerstand ervaart, besef dan dat je deze er altijd zal blijven. Het is goed om je te realiseren dat je deze weerstand elke keer als eerste actie zal moeten overwinnen alvorens je met deze taak kan starten.

Alle acties in één overzicht?

Op het einde van deze oefening is het belangrijk om na te gaan of je alle elementen hebt meegenomen die voor dit project belangrijk zijn. Indien deze acties invloed hebben op je andere activiteiten of op je agenda, dan moet je deze ook mee in rekening nemen.

Vooral beelddenkers hebben nood om het totale plaatje, een totaal overzicht, te kunnen zien.

Het geeft hen meer rust en minder stress.

Alles in hetzelfde overzicht, geeft je de mogelijkheid om aan verschillende zaken tegelijkertijd te kunnen werken zonder het volledige plaatje uit het oog te verliezen.

Conflicten tussen je acties?

Onderzoek bij de start zeker ook welke conflicten er mogelijk ontstaan tussen deze actielijst en je andere activiteiten.

Tegenstrijdigheden die niet in je visiebord zichtbaar zijn, maar die wel belangrijk zijn in de totaliteit van jouw taken en projecten:

• Wat betekent dit nu concreet voor dit project en je andere werkzaamheden?
• Hoe ga jij je aandacht over de verschillende taken verdelen?
• Wat is realistisch en haalbaar voor jou?

Je zal merken, dat deze oefening je meer focus oplevert. Sommige elementen zag je mogelijk over het hoofd, maar op deze manier dwing jij jezelf om keuzes te maken.

Het is ook een confrontatie met de tijd: je hebt maar 24u in een dag, enz…

Stap 2: Nu actie: meten en bijsturen

Hoe begin je hiermee als je lak hebt aan routinecontroles?

Door regelmatig een persoonlijke evaluatie te maken van je activiteiten aan de hand van je persoonlijke actielijst. Op deze overzichtslijst staat alle elementen die jij op regelmatige basis wenst opvolgen.

Het zijn gegevens die je gaan helpen om een duidelijk beeld te hebben dat je nog steeds met de juiste zaken bezig bent en je activiteiten onder controle hebt.

Kies voor een goede balans tussen:

• harde cijfermatig op te volgen meetpunten
• minder voor de hand liggende effecten die door jouw werk op een positieve manier beïnvloed worden.

Zoals de indirecte voordelen voor de organisatie die in de voorbeelden over de zichtbaarheid hierboven aangehaald werden.

Ben je een freelancer en staat het resultaat of de doelstelling van je opdracht niet concreet en onduidelijk omschreven?
In dit geval is het belangrijk om een nulmeting uit te voeren. Daarnaast geeft deze nulmeting je ook een duidelijke beginwaarde die meegenomen kan worden bij het opmaken van de eindevaluatie.

Hoe dikwijls ga je meten en evalueren?

Dit is afhankelijk van je activiteiten en de momenten waarop je leidinggevende of opdrachtgever jouw werk zal gaan beoordelen of evalueren:

► Looptijd van een jaar:

Je volgt je vorderingen best maandelijks op, vaker mag natuurlijk ook.

► Looptijd van een maand:

Een wekelijkse of in sommige gevallen dagelijkse opvolging, is een noodzaak wil je tijdig kunnen bijsturen.

Hoe minder meetpunten of opvolgmomenten, hoe groter de kans dat je je focus verliest.
Eens beelddenker zijn focus verliest, verliest hij zijn aandacht en interesse.

Waarom regelmatige updates noteren?

Als je enkel op het eindpunt gaat evalueren, mis je ook alle mogelijkheden:

► Om bij te sturen:

Als sommige metingen irrelevant blijken te zijn omdat ze de verkeerde informatie weergeven; Of omdat het meten zelf veel meer kost dan wat je eruit leert.

► Informatie verzamelen of project dossier samenstellen

Achteraf extra details of informatie verzamelen kost meer tijd, dan die op een regelmatige basis tijdens het project te noteren.

Je zou het kunnen vergelijken met een chauffeur die van Amsterdam naar Brussel rijdt en enkel de informatie mag gebruiken die hij zelf kan waarnemen tijdens de autorit.

Onze chauffeur heeft geen toegang tot een GPS systeem of de verkeersinformatie op de radio. Extra informatie over het volledige traject ontbreken, denk aan:

• weersomstandigheden 
• drukte op de weg
• mogelijke files
• wegenwerken

Als hij enkel bij aankomst in Brussel de evaluatie kan maken van deze rit, gaan de gevolgen qua tijdverlies, effectief gereden kilometers en dergelijke, veel slechter zijn dan wanneer hij tijdens de rit constant had kunnen bijsturen op basis van extra informatie.

Hoe ga je acties meten?

Het is handig als je op een snelle en gemakkelijk manier, een overzicht kan bij te houden.

Kies de methode die bij je past, maar hou het KISS-principe voor ogen.

Hou het kort en eenvoudig. Hoe ingewikkelder jij metingen maakt, hoe meer moeite het jou zal kosten om eraan te beginnen en vooral om het consequent vol te houden!

Zeker voor nieuwe activiteiten is het handig om heel flexibel te zijn bij het starten van een nieuw meetpunt. 

Op deze manier kan je gaan experimenteren met informatie die je verzamelt en je meting indien nodig bijsturen. Kost het meten zelf je meer, dan het resultaat van de meting je opbrengt? Stop en kies een andere parameter om op te volgen.

Het resultaat duidelijk, zichtbaar of tastbaar maken

Verwerk de data uit je metingen zodat je leidinggevende of opdrachtgever een duidelijk beeld krijgen van jouw bijdrage.

Hou volgende 3 tips voor ogen bij het verwerken van je meetresultaten:

1. Blijf bij de kern van de zaak:

• Zorg dat je bij de start structuur aanbrengt in je project.
• Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
• Beperk je tot de essentie.

2. Gebruik begrijpbare taal:

Wees helder, concreet en duidelijk zodat elke betrokken partij verstaat waar dit over gaat.

Je gaat dus veel meer nadruk op feiten en data leggen, dan je van nature als beelddenker zou doen.

3. Gebruik beeldmateriaal:

Presenteer je meetresultaten in een beeld van zodat

• Het duidelijk wordt welk resultaat je hebt neergezet.
• Waarom je bepaalde keuzes al dan niet hebt gemaakt.
• Op deze manier maak je het tastbaar en concreet wat jouw inbreng en toegevoegde waarde is aan een opdracht of project.

Meten is weten als de acties goed definieert zijn

Een visiebord opmaken voor een nieuw te starten project is stap een.

De bijhorende acties uitwerken is de tweede stap:

► Neem je tijd om alle acties meetbaar en overzichtelijk te maken met behulp van het SMARTI-principe.

► Kies voor het KISS-principe wat betreft de op te volgen metingen.

Ja, dit zal je waarschijnlijk extra tijd kosten voor je aan je project kan starten.

Deze werkwijze zal je in de loop van je project veel meer extra ruimte en overzicht opleveren.

De extra tijd investering bij de start, heb je op het eind van het project dubbel en dik weer terugverdient!

Ben jij je bewust dat je persoonlijke voorkeur op dit vlak nadelig voor je kan werken waardoor jouw bijdrage en je resultaten onzichtbaar blijven.

Weet dat er mogelijkheden zijn om hier aan te werken op een manier die bij jou past!

Zoals het multi talent leider programma van Numentum: Een individueel traject met zelfstudie.
Tijdens de sessies werk je 1:1 aan oplossingen voor jouw business uitdagingen, terwijl het zelfstudie pakket je de theoretische onderbouwing aanreikt.

Opmerking van de auteur: 

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 april 2012. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 7 februari 2022.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Saskia heeft zich gespecialiseerd in beelddenken op de werkplek. Ze deelt via deze blog tips voor volwassen beelddenkers in een werk omgeving.

Daarnaast is community manager van Multi Talent Leider netwerk op het Multi Talent Leader Platform. Dit is leer- en community platform van Numentum om beelddenkers op het werk te verenigen.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!

Je bent veel meer dan een label en bovendien is iedere mens uniek.
We zijn allemaal verschillend en enkel door alle talenten samen te brengen gaan we sneller vooruit als team!

Wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen?

Stel je vraag via het contactformulier of boek een afsprak in Saskia's agenda. Ze belt je op om telefonisch de mogelijkheden met jou te bespreken.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

7 februari 2022