Meten is weten en zet beelddenkers aan tot actie en focus

Acties meten en bijsturen

Planmatig werken is voor de meeste multi-getalenteerde bruggenbouwers geen natuurlijk talent. Waardoor ze lak hebben aan opgelegde structuren en routine activiteiten en bijhorende taken zoals onder andere:

• schrijven van uitgebreide rapporten
• gedetailleerd uitwerken van doelstellingen
• systematisch meten van de activiteiten of processen

Stel dat je op een bepaald moment toch even gaat stilstaan en terugblikken, dan kan dit zorgen voor een wrang gevoel. Denk aan alle ideeën en projecten die nog steeds onaangeroerd door je hoofd zweven. Taken waar je nog geen tijd voor had willen maken of de moed gevonden om hiermee aan de slag te gaan.

Om bovenstaande tegenstellingen te verbinden, kan het helpen om bij de start van een nieuwe jaar of project een persoonlijk visiebord te maken (vison board of moodboard).

Jouw visiebord hang je op een zichtbare plek in je werkkamer zodat het dagelijks jouw aandacht trekt. Zo’n beeld spreekt tot de verbeelding. Jij kan er veel over vertellen en in je verhaal aangeven welke resultaten je hiermee wil bereiken.

Een visiebord zonder concreet meetbare acties, zet echter weinig in beweging. Er komt geen actie. Het is zeer vrijblijvend en het verbind je tot niets.

Resultaat als je op het einde van een periode hierop gaat terugkijken:
Sommige elementen zijn “on the fly” opgepikt gedurende dit project, andere ideeën ben je compleet uit het oog verloren en vergeten.

Visiebord klaar? Tijd voor actie!

Deze quote is toegeschreven aan Peter Drucker, Tom Peters, Edwards Deming, Lord Kelvin en vele anderen. In de periode dat ik als kwaliteitsmanager werkzaam was, heb ik deze quote zelf meermaals gebruikt om mensen aan te sporen tot concrete acties.

Hoe zet je nu zo’n visiebord om in acties die je concreet kan meten?

Stap 1: concreet meetbare acties bepalen

Maak een overzicht van de elementen op je visiebord die je aandacht verdienen tijdens dit project. Ga voor elk element op zoek naar de kern.

• Wat wil je met dit element zeggen?
• Wanneer weet jij dat je aan deze actie gewerkt hebt?
• Welk totaalresultaat zou jij willen bereiken op het eind van het project?
• Wanneer weet je dat dit resultaat gehaald werd?
• Hoe zou jij dit kunnen meten?

Voorbeeld: Zichtbaarheid van je bedrijf (of jouw project) vergroten

In mijn geval zou dit willen zeggen dat ik meer naar buiten wil treden met datgene wat Numentum te beiden heeft aan haar klanten. Elementen om in dit kader te onderzoeken kunnen onder ander zijn:

• Hoe wil ik dit gaan doen? Via het wekelijk e-magazine, blog, Twitter, Google Mijn bedrijf en LinkedIn posts, voordrachten gaan geven, interviews geven, netwerken, gastblogs schrijven, video’s via YouTube, …
• Hoeveel keer wil ik zichtbaar zijn via de verschillenden kanalen?
• Wat is er aan kennis en informatie om te delen wat waarde heeft voor multi-getalenteerde bruggenbouwers?
• Op welke manier kan ik mijn klanten hierbij betrekken?

SMART

Elke actie ga je zo concreet mogelijk omschrijven, dat maakt het makkelijk meetbaar.

Het SMART-principe helpt je bij het opzetten van een meetbare actie. Persoonlijke voel ik me meer aangetrokken tot SMARTI-principe.

• Specifiek
• Meetbaar
• Aanvaardbaar
• Realistisch
• Tijdsgebonden
• Inspirerend

SMARTI

In dit geval staat de I staat voor inspirerend, energie gevend.

Je bepaalt de I-factor door om elk onderdeel apart te bekijken. Hoe groter de I-factor, hoe meer je zelf gemotiveerd bent om aan deze actie te werken. Vraag je bij elke actie af of ze je energie gaat geven of net niet:

• Geeft de actie je zin om eraan te beginnen?
• Voel je nu al een enorme weerstand?

Als je op dit moment al weerstand ervaart, besef dan dat je deze er altijd zal blijven. Je zal deze weerstand elke keer als eerste actie moeten overwinnen alvorens je met deze taak kan starten.

Alle acties in één overzicht?

Op het einde van deze oefening is het belangrijk om na te gaan of je alle elementen hebt meegenomen die voor dit project belangrijk zijn. Indien deze acties invloed hebben op je andere activiteiten of je agenda, dan zet je ze best daar ook in.

Vooral beelddenkers hebben nood om het totale plaatje, een totaal overzicht, te kunnen zien. Het geeft hen meer rust en minder stress. Het geeft jou de mogelijkheid om aan verschillende zaken tegelijkertijd te kunnen werken zonder het volledige plaatje uit het oog te verliezen.

Conflicten tussen je acties?

Onderzoek bij de start zeker ook welke conflicten er mogelijk ontstaan tussen deze actie lijst en je andere activiteiten. Tegenstrijdigheden die niet in je visiebord niet naar voren kwamen, maar die wel belangrijk zijn in de totaliteit van jouw taken en projecten:

• Wat betekent dit nu concreet voor dit project en je andere werkzaamheden?
• Hoe ga jij je aandacht over de verschillende taken verdelen?
• Wat is realistisch en haalbaar voor jou?

Je zal merken, dat deze oefening je meer focus oplevert. Sommige elementen zag je mogelijk over het hoofd, maar op deze manier dwing jij jezelf om keuzes te maken.

Het is ook een confrontatie met de tijd: je hebt maar 24u in een dag, enz…

Stap 2: Nu actie: meten en bijsturen

Hoe begin je hiermee als je lak hebt aan routinecontroles?

Door regelmatig een persoonlijke evaluatie te maken van je activiteiten op basis van je persoonlijke actielijst. Op deze lijst staat alle elementen die jij op regelmatige basis wenst opvolgen.

Het zijn gegevens die jou gaan helpen om een duidelijk beeld te hebben dat je nog steeds met de juiste zaken bezig bent en je activiteiten onder controle hebt. Kies voor een goede balans tussen harde cijfermatig op te volgen meetpunten en minder voor de hand liggende effecten die door jouw werk op een positieve manier beïnvloed worden.

Zoals de indirecte voordelen voor het bedrijf die in het voorbeeld over de zichtbaarheid van je bedrijf hierboven aangehaald werden.

Ben je een freelancer en staat het resultaat of de uitkomst van jouw projecten niet concreet en duidelijk omschreven?
In dit geval is het belangrijk om een nulmeting uit te voeren. Dit geeft je tegelijkertijd een duidelijke basis om een eindevaluatie te maken op het einde van deze opdracht.

Hoe dikwijls ga je meten en evalueren?

Dit is afhankelijk van je activiteiten en de momenten waarop je leidinggevende of opdrachtgever jouw werk zal gaan beoordelen of evalueren:

• Looptijd van een jaar: Je volgt je vorderingen best maandelijks op, vaker mag natuurlijk ook.
• Looptijd van een maand: Een wekelijkse of in sommige gevallen dagelijkse opvolging, is een noodzaak wil je tijdig kunnen bijsturen.

Hoe minder meetpunten of opvolgmomenten, hoe groter de kans dat je je focus verliest. Verlies van focus, is verlies van jouw aandacht.

Waarom regelmatige updates noteren?

Als je enkel op het eindpunt gaat evalueren, mis je ook alle mogelijkheden:

• Om bij te sturen: als sommige metingen irrelevant blijken te zijn omdat ze de verkeerde informatie weergeven; Of omdat het meten zelf veel meer kost dan wat je eruit leert.
• Achteraf extra details of informatie verzamelen kost meer tijd, dan die op een regelmatige basis tijdens het project te noteren.

Je zou het kunnen vergelijken met een chauffeur die van Amsterdam naar Brussel rijdt maar enkel kan zien door een klein gaatje in de geblindeerde vooruit van zijn auto. Hij hebt totaal geen zicht op de omgeving zoals de:

• weersomstandigheden
• drukte op de weg
• mogelijke files
• wegenwerken

Als hij enkel bij aankomst in Brussel de schade op meet van deze rit, gaan de gevolgen veel negatiever zijn dan als hij constant zou kunnen bijsturen op de informatie die tijdens de rit beschikbaar komen.

Hoe ga je je activiteiten meten?

Je wil op een snelle en gemakkelijk bij te houden manier, een overzicht hebben.

Kies de methode die bij je past, maar hou het KISS-principe voor ogen.

Hou het kort en eenvoudig. Hoe ingewikkelder jij metingen maakt, hoe meer moeite het jou zal kosten om eraan te beginnen en vooral om het consequent vol te houden!

Zeker voor nieuwe activiteiten is het handig om heel flexibel te zijn in de beginfase. Op deze manier kan je gaan experimenteren met informatie die je verzamelt en je meting indien nodig bijsturen.

Het resultaat duidelijk, zichtbaar of tastbaar maken?

Verwerk de informatie uit je metingen en evaluatie zodat je leidinggevende of opdrachtgever een duidelijk beeld krijgen van jouw meerwaarde. Hou volgende 3 tips voor ogen bij het verwerken van de metingen:

1. Blijf bij de kern van de zaak:

Zorg dat je bij de start structuur aanbrengt in je project. Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Kom tot de kern.

2. Gebruik verstaanbare taal:

Wees helder, concreet en duidelijk. Je gaat dus veel meer nadruk op feiten en data leggen, dan je van nature zelf zou doen.

3. Gebruik beelden:

Maak er een beeld van zodat duidelijk wordt welk resultaat je hebt neergezet. Waarom je bepaalde keuzes al dan niet hebt gemaakt.

Op deze manier maak je het tastbaar en concreet wat jouw inbreng en toegevoegde waarde is aan een opdracht of project.

Meten is weten als jij je acties vooraf goed definieert

Een visiebord opmaken voor een nieuw te starten project is stap een. De daaraan verbonden acties uitwerken is de tweede.

Neem je tijd om alle acties meetbaar en overzichtelijk te maken met behulp van het SMARTI-principe. Kies voor het KISS-principe wat betreft de op te volgen metingen.

Ja, dit zal je waarschijnlijk extra tijd kosten voor je aan je project kan starten. Het is tijd die je echter in de loop van je project veel meer extra ruimte en overzicht opleveren.

De extra tijd investering bij de start, heb je op het eind van het project dubbel en dik weer terugverdient!

Ben jij je bewust dat je persoonlijke voorkeur op dit vlak parten speelt waardoor je niet in actie komt en je resultaten onzichtbaar blijven? Weet dat er mogelijkheden zijn om hier aan te werken op een manier die bij jou past!

Heb je hierbij vragen?

Je bent welkom. Neem contact op, ik help je graag verder.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 april 2012. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 13 juli 2020.

Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:

Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!

Wil je weten wat Saskia voor jou kan betekenen?

Maak een afspraak om telefonisch de mogelijkheden met Saskia te bespreken.

13 juli 2020