Meten is weten en zet beelddenkers aan tot actie en focus

Acties meten en bijsturen

Planmatig werken is voor de meeste beelddenkers geen natuurlijk talent.

1) Werken met procedures

Bovendien hebben ze lak aan opgelegde structuren en routine taken zoals onder andere:

schrijven van uitgebreide rapporten
gedetailleerd uitschrijven van doelstellingen
systematisch meten van activiteiten of processen

Ze ervaren het vastleggen van processen en systemen als het inperken van hun vrijheid.

2) Alles laten zelf organiseren

Dit zal op een aantal vlakken goed lopen en voor andere activiteiten compleet niet werken.

Stel dat je in deze situatie gevraagd wordt om stil te staan en terug te blikken, dan zal deze manier van werken een beelddenker ook een wrang gevoel zorgen:

Denk aan alle ideeën en projecten die nog steeds onaangeroerd door je hoofd zweven.
Taken waar je nog geen tijd voor had willen maken.
Projecten die waar je niet aan durft te beginnen.

Beste van 2 werelden

Wil je bovenstaande tegenstellingen verbinden, dan kan het maken een persoonlijk visiebord te maken (vison board of moodboard), je helpen bij de start van een nieuwe jaar of project.

Hang je visiebord op een zichtbare plek in je werkkamer zodat de visuele voorstelling dagelijks je aandacht trekt. Zo’n beeld spreekt tot de verbeelding. Jij kan er veel over vertellen en in je verhaal aangeven welke resultaten je hiermee wil bereiken.

Na verloop van tijd zal je merken dat:

Sommige elementen zijn “on the fly” opgepikt gedurende de voorbije periode;
Deze ideeën zijn ondanks het gebrek aan structureel werken toch gerealiseerd geraakt;
Andere projecten heb je totaal uit het oog verloren. Hier is niets mee gebeurd.

Meten is weten

Een visiebord zonder concreet meetbare acties, zet echter weinig aan tot actie:

Een visiebord alleen zet niets in beweging.
Je doelstellingen blijven zeer vrijblijvend.
Zo’n visiebord is geen bindende afspraak om acties te ondernemen.

Tijd voor actie!

Meten is weten. Deze quote is toegeschreven aan Peter Drucker, Tom Peters, Edwards Deming, Lord Kelvin en vele anderen.

In de periode dat ik als kwaliteitsmanager werkzaam was, heb ik deze quote zelf meermaals gebruikt om mensen aan te sporen tot concrete acties.

Eens je visiebord klaar is, ga dit omzetten n acties die je concreet kan meten.

numentum meten is weten en zet beelddenkers aan tot actie en focus quote

Stap 1: concreet meetbare acties bepalen

Maak een overzicht van de elementen op je visiebord die je belangrijk zijn dit project.

Probeer voor elk onderdeel zo concreet mogelijk te zijn. Laat deze vragen je helpen om tot de kern te komen:

Wat wil je met dit element zeggen?
Wanneer weet jij dat je aan deze actie gewerkt hebt?
Welk doel zou jij willen bereiken op het eind van het project?
Wanneer weet je dat dit resultaat gehaald werd?
Hoe zou jij de voortgang kunnen meten?

Vb 1: Zichtbaarheid als zelfstandige of ZZP-er vergroten

In mijn geval zou dit willen zeggen dat je meer naar buiten wil komen met datgene wat jij je klanten te bieden hebt. Belangrijke elementen hierin zouden kunnen zijn:

Hoe wil je dit gaan doen?
Via een nieuwsbrief, blog artikelen, posts op sociale media, voordrachten gaan geven, interviews en podcastsn, netwerken, gastblogger, YouTube kanaal, in de geschreven pers verschijnen, enz.

Hoeveel keer wil je zichtbaar zijn op de verschillenden kanalen?
Wekelijks, maandelijks, enz. Dit kan je makkelijk opvolgen in cijfers.

Wat hebt ik aan kennis en informatie om te delen wat waarde heeft voor mijn klanten?Boeken, podcasts, websites, wetenschappelijk onderzoek, enz.

Op welke manier kan je je klanten hierbij betrekken?
Via live sessies op platformen zoals LinkedIn live of andere sociale media, een webinar organiseren voor de volgers, enz.

Vb2 : Je eigen zichtbaarheid in je team vergroten

Stel dat jij als medewerker werkt in een bedrijf, dan is het zinvol om jouw bijdrage zichtbaarheid te maken in de groep. Hier zijn de meeste beelddenkers zelden mee bezig: Dit vraagt immers kostbare tijd die ze veel liever gebruiken om hun (interne) klanten nog meer te helpen.

Mijn leidinggevende ziet toch wat ik realiseer?
Terwijl dit in veel gevallen niet zo is: Je leidinggevende ziet slechts een deel van je realisaties, namelijk datgene waarop jij wordt geëvalueerd.

Extra taken
De meeste beelddenkers nemen extra taken op die zelden in hun taakomschrijving is opgenomen. Denk bij voorbeeld aan:

Een werkproces vereenvoudigen of verbeteren.
Een collega verder helpen met je kennis en ervaring zodat ze niet te lang hoeven zoeken.
Een overzicht maken van onvolledigheden in een procedure en aanpassingen voorstellen.

Vaak gebeuren deze extra’s gewoon tussendoor on the fly, als je collega bij je komt aankloppen. Als je de tijd van al deze extra taken en interventies bij elkaar zou tellen, kost dit veel extra werktijd.

Gevolgen:
- Jouw normale activiteiten komen onder druk te staan;
- Je gaat veel overwerken om je taken af te krijgen.
- De kwaliteit van je eigen werk gaat hieronder leiden.

Resultaten zichtbaar maken
Je hebt er dus alle belang bij om tijd te spenderen om je activiteiten in kaart te brengen en al je resultaten te tonen.

Zo niet, zal je merken dat anderen met jouw werk gaan pronken en jij in het ergste geval een slechte beoordeling krijgt. Terwijl door jou hulp, je collega’s hun werk sneller af kunnen maken.

Meten is weten

Het SMART-principe helpt je bij het opzetten van een meetbare acties.

Elke actie ga je zo concreet en duidelijk mogelijk beschrijven zodat ze meetbaar wordt. SMART staat voor:

Specifiek
Meetbaar
Aanvaardbaar
Realistisch
Tijdsgebonden

Het SMARTI-principe.

De I in SMARTI staat voor inspirerend, energie gevend.
- Je bepaalt de I-waarde door elk onderdeel van het SMART-principe apart te bekijken.
- Hoe groter de I-waarde, hoe meer je zelf gemotiveerd bent om aan deze actie te werken.

Vraag je bij elke actie af of ze je energie gaat geven of net extra moeite gaat kosten:
- Geeft een actie je zin om eraan te beginnen?
- Voel je nu al een enorme weerstand om een andere taak te beginnen?

Tip
Als je tijdens het opstellen van je meetbare acties al weerstand voelt, besef dan dat dit een bijkomende hindernis zal zijn.
Het overwinnen van de weerstand zal telkens je eerste actie zijn alvorens je met de taak zelf kan starten!

Alle acties in één overzicht?

Op het einde van deze oefening is het belangrijk om na te gaan of je alle elementen hebt meegenomen die voor dit project belangrijk zijn.

Vooral beelddenkers hebben nood om het totale plaatje te kunnen zien. Een totaal overzicht van alle activiteiten samen, geeft hen meer rust en minder stress.

Alles in hetzelfde overzicht, geeft je de mogelijkheid om aan verschillende zaken tegelijkertijd te kunnen werken zonder het volledige plaatje uit het oog te verliezen.

Conflicten tussen acties?

Onderzoek ook welke conflicten er mogelijk ontstaan tussen deze actielijst en je andere activiteiten.

Tegenstrijdigheden die mogelijk onzichtbaar zijn in je visiebord, maar die wel belangrijk zijn in de totaliteit van je taken en projecten:

Wat betekent dit nu concreet voor dit project en je andere werkzaamheden?
Hoe ga jij je aandacht over de verschillende taken verdelen?
Wat is realistisch en haalbaar voor jou?

Je zal merken, dat deze oefening je meer focus oplevert. Sommige elementen zag je mogelijk over het hoofd, maar op deze manier dwing jij jezelf om keuzes te maken.

Het is ook een confrontatie met de tijd: je hebt maar 24u in een dag, enz…

Stap 2: Nu actie: meten en bijsturen

Hoe begin je als je en hekel hebt aan routinecontroles?

Door regelmatig een evaluatie te maken van je activiteiten aan de hand van je persoonlijke actielijst. Op deze overzichtslijst vermeld je alle elementen die je op regelmatige basis wenst opvolgen.

Het zijn gegevens die je helpen om een duidelijk beeld te krijgen dat je met de juiste taken bezig bent en je activiteiten onder controle hebt. Zorg voor een goede evenwicht tussen:

harde cijfermatig op te volgen meetpunten;
minder voor de hand liggende effecten die door je werk positief beïnvloed worden.

Zoals de indirecte voordelen voor de organisatie uit de voorbeelden over de zichtbaarheid hierboven.

Ben je een freelancer en staat het resultaat of de doelstelling van je opdracht niet concreet en onduidelijk omschreven?
In dit geval is het belangrijk om een nulmeting uit te voeren.
Daarnaast geeft deze nulmeting je ook een duidelijke beginwaarde die meegenomen kan worden in de eindevaluatie.

Hoe dikwijls ga je meten en evalueren?

Dit is afhankelijk van je activiteiten en de momenten waarop je leidinggevende of opdrachtgever jouw werk zal gaan beoordelen of evalueren:

Looptijd van een jaar:
Je volgt je vorderingen best maandelijks op, vaker mag natuurlijk ook.

Looptijd van een maand:
Een wekelijkse of in sommige gevallen dagelijkse opvolging, is een noodzaak wil je tijdig kunnen bijsturen.

Hoe minder meetpunten of opvolgmomenten, hoe groter de kans dat je je focus verliest.
Eens beelddenker zijn focus verliest, verliest hij zijn aandacht en interesse.

Waarom regelmatige updates noteren?

Als je enkel op het eindpunt gaat evalueren, mis je ook alle mogelijkheden:

Om bij te sturen:
Als blijkt dat sommige metingen irrelevant zijn omdat:
- ze de verkeerde informatie weergeven;
- het meten zelf veel meer kost dan wat je eruit leert of de meting je opbrengt.

Informatie verzamelen of projectdossier samenstellen
Achteraf extra details of informatie verzamelen kost meer tijd, dan die op een regelmatige basis tijdens het project te noteren.

Je zou het kunnen vergelijken met een chauffeur die van Amsterdam naar Brussel rijdt.

Onze chauffeur mag enkel de informatie gebruiken die hij zelf kan waarnemen tijdens de autorit.

Hij krijgt geen toegang tot een GPS of de verkeersinformatie op de radio. Dit betekent dat alle extra informatie zoals weersomstandigheden, drukte op de weg, mogelijke files, wegenwerken, enz ontbreken.

Als hij enkel bij aankomst in Brussel de evaluatie kan maken van deze rit, zullen de negatieve gevolgen veel groter zijn dan wanneer hij tijdens de rit de route constant had kunnen bijsturen op basis van extra informatie.

Hoe ga je acties meten?

Het is handig als je op een snelle en gemakkelijk manier, een overzicht kan bij houden.

Kies de methode die bij je past, maar hou het KISS-principe voor ogen.

Hou het kort en eenvoudig.
Hoe ingewikkelder jij metingen maakt, hoe meer moeite het jou zal kosten om eraan te beginnen en vooral om het consequent vol te houden!
Zeker voor nieuwe activiteiten is het handig om flexibel te zijn bij het starten van een meetpunt. Op deze manier kan je gaan experimenteren met informatie die je verzamelt en je meting indien nodig bijsturen.

Kost het meten zelf je meer, dan het resultaat van de meting je opbrengt?
Stop en kies een andere parameter om op te volgen.

Resultaten duidelijk, zichtbaar of tastbaar maken

Verwerk de gegevens uit je metingen zodat je leidinggevende of opdrachtgever een duidelijk beeld krijgen van jouw bijdrage.

Hou volgende 3 tips voor ogen bij het verwerken van je meetresultaten:

1. Blijf bij de kern van de zaak:

- Zorg dat je bij de start structuur aanbrengt in je project.
- Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
- Beperk je tot de essentie.

2. Gebruik begrijpbare taal:

Wees helder, concreet en duidelijk zodat elke betrokken partij verstaat waar dit over gaat.

Je gaat dus veel meer nadruk op feiten en data leggen, dan je van nature als beelddenker zou doen.

3. Gebruik beeldmateriaal:

Presenteer je meetresultaten in een beeld:

Wat duidelijk maakt welk resultaat je hebt gerealiseerd.
Waarom je bepaalde keuzes al dan niet hebt gemaakt.
Hierdoor maak je concreet wat jouw inbreng en toegevoegde waarde is aan een opdracht of project.

Meten is weten als acties goed definieert zijn

Voor een beelddenker is het handig om te beginnen met een visiebord bij de start van een nieuw project. Daarna ga je de bijhorende acties bepalen voor de realisatie:

Neem je tijd om alle acties meetbaar en overzichtelijk te maken met behulp van het SMARTI-principe.
Kies voor het KISS-principe wat betreft de op te volgen metingen.

Ja, dit zal je waarschijnlijk extra tijd kosten voor je aan je project kan starten.

Deze werkwijze zal je in de loop van je project veel meer extra ruimte en overzicht opleveren.

De extra tijd investering bij de start, heb je op het eind van het project dubbel en dik weer terugverdient!
Door het meten van je acties doorheen het traject, wordt jouw bijdrage aan het eindresultaat duidelijk zichtbaar zonder dat je hier nog extra moeite voor hoeft te doen.

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 25 april 2012. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 4 november 2024.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Saskia heeft zich gespecialiseerd in beelddenken op de werkplek. Ze deelt via deze blog tips voor volwassen beelddenkers in een werk omgeving.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!

Je bent veel meer dan een label en bovendien is iedere mens uniek.
We zijn allemaal verschillend en enkel door alle talenten samen te brengen gaan we sneller vooruit als team!