Hoe een project voorstelling aanpakken als je sneller denkt dan praat?

Snelle denker, trage prater? Hoe pak je dan het verdedigen van een voorstel aan?

Het zijn nieuwsgierige vragenstellers die je de oren van het hoofd vragen wanneer je hen een opdracht toevertrouwt. Op elk moment lijkt de waarom-vraag het enige waar ze mee bezig zijn:

  • Waarom is dit zo?
  • Waarom doen we dit zo?
  • Waarom moet dit zo gedaan worden?
  • Waarom willen we dat dit naar daar loopt?

Beelddenkers zijn razend snelle denkers waardoor het lijkt alsof ze constant van de hak op de tak springen. Omdat de gedachtensprongen in hun hoofd zo snel gaan, is het onbegonnen werk om elke sprong uit te leggen aan hun medewerkers, collega’s of leidinggevenden. 

Beeldenkers mogen dan wel snelle denkers zijn, de woorden om hun denkproces uit te leggen, komen veel trager. Dat zijn momenten waarop ze zo tergend langzaam gaan spreken dat je als luisteraar alles zou willen doen om dit te versnellen.


Een paradox bij een project voorstelling?

Hoe komt het dat zo’n snelle denker op het moment dat hij zijn idee of project dient toe te lichten, niet uit zijn woorden geraakt?

Beelden, associaties en verbindingen schieten met een snelheid van 32 “beelden” per seconde door hun hoofd. De juiste woorden die weergeven wat ze zien, komen maar met een snelheid van 2 woorden per seconde.

Op het moment dat ze het juiste woord gevonden hebben, is het denkproces in hun hoofd alweer een paar stappen verder. Wat ze op dat moment vertellen, klopt al niet meer met wat er zich in hun brein afspeelt. 

Het tempo tijdens een project voorstelling, kan zo enorm vertragen dat je als luisteraar ongeduldig wordt omdat je dit ervaart alsof je het nu nog niet mag horen. Sommige luisteraars beginnen dan wat ze verstaan hebben samen te vatten. Ze vullen aan vanuit hun eigen perspectief zodat ze verder kunnen gaan.

Helaas gaan hierdoor heel veel elementen en facetten die het idee of concept zo uniek maken verloren. De rijke fantasie en beleving van de beelddenker, komen hierdoor niet meer tot uiting.

Dit veroorzaakt onbegrip, frustratie en veel miscommunicatie bij de persoon zelf en de luisteraar.


project voorstelling


Waarom is het vinden van de juiste woorden zo belangrijk?

Wil een beelddenker je echter vertellen wat hij ziet, dan is het lastig om snel de juiste woorden te vinden:

  • Woorden die structuur aanbrengen in zijn verhaal.
  • Woorden die de juiste nuances leggen zodat wat hij je wil vertellen ook duidelijk is en zo realistisch mogelijk het beeld beschrijft.

De beelddenker ziet en voelt het geheel. Hij wil dit gevoel en de bijhorende emotie met je delen om het zo waarheidsgetrouw mogelijk over te brengen. Waarom iets zus of zo georganiseerd is of aanwezig van bepaalde elementen in hun ontwerp of project toelichten.


project voorstelling


Een status update geven in de praktijk.

In de organisatie waar ik vroeger werkte, kreeg je 10 minuten om de voortgang van je project maandelijks toe te lichten aan de directie. Voorbereiding is in dit geval voor iedereen cruciaal, maar voor een beelddenker absoluut noodzakelijk ook al zit het overzichtsbeeld duidelijk in je hoofd.

Ben je een beelddenker, dan is het goed dit voor te bereiden aan de hand van een mindmap, flow chart of tekening op 1 bladzijde. Kortom een beeld wat de essentie of de kern van je verhaal weergeeft. Laat voor de presentatie alle overbodige details weg. Dit overzichtsbeeld geeft jou de nodige houvast om alle elementen die je dient te bespreken toe te lichten.

Krijg je ondertussen vragen waardoor je een andere volgorde dient te volgen? Geen probleem, je voorbereiding brengt je steeds terug naar je basisstructuur. Je kan ook in 1 oogopslag zien of je wel degelijk alles besproken hebt.

Door vooraf structuur aan te brengen in je gedachten voorkom je dat je al te veel gaat afwijken. Omdat je luisteraars op dat moment niet geïnteresseerd zijn in alle uitweidingen over het onderwerp.

Voor jou is de volgorde van het bespreken van de verschillende punten totaal onbelangrijk.

Als jij steeds terugkeert naar het beeld uit je voorbereiding, creëert dit voor je luisteraars rust. Het geeft hen de mogelijkheid om je presentatie te volgen, ook al leg je het geheel niet lineair uit zoals de meeste van je collega’s verkiezen te werken. Je houdt hun aandacht vast omdat er duidelijkheid en structuur in je voorstel zit.


Hoe stel je een verslag voor?

Voor een van mijn klanten diende ik verslag uit te brengen over een doorlichting van de organisatie. Ik voerde een onderzoek om te kijken of de organisatie klaar was om de volgende stap te zetten in een verbetertraject.

De voorstelling van mijn bevindingen zou gebeuren tijdens de lunchvergadering van de directie zonder  formele presentatie.

Aan de hand van de mindmap die ik vooraf van het verslag maakte, lukte het mij om alle elementen van het rapport te bespreken. En kort en bondig te antwoorden op het spervuur van vragen van de directieleden. Je voorbereiding is cruciaal om de kern van je boodschap voor jezelf vooraf duidelijk en bondig samengevat te krijgen.

Dit werkt enkel, als je heel goed voorbereid bent. Indien je dit los voor de vuist weg moet doen, ga je als beelddenker meestal de mist in.


Waar loopt het mis?

  • Ofwel ga je veel te veel uitweiden over bepaalde details, waardoor je publiek geïrriteerd afhaakt;
  • Ofwel ga je slechts een deel van je bevindingen presenteren. Je volledige rapport komt dan totaal niet overeen met je presentatie.


project voorstelling


Hoe zorg je als multi-getalenteerde bruggenbouwer voor geïnteresseerde luisteraars?

Zorg er voor dat je de tijd krijgt om dit soort opdrachten goed te kunnen voorbereiden. Het is belangrijk dat je voor jezelf een goed overzichtsbeeld hebt waarmee je voor je toehoorders structuur aanbrengt in je betoog.

Ga hiermee experimenteren tot je voor jezelf de juiste vorm te pakken hebt.


7 stressfactoren voor multi-getalenteerde bruggenbouwers

Het verwerken van informatie, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

De volgende stressfactor in deze reeks : tijd beleving



Heb je hierbij vragen?

Je bent welkom. Neem contact op, ik help je graag verder.




Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.


Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 2 juni 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 29 juli 2019.



Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay


Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!


29 juli 2019

Hoe een project voorstelling aanpakken als je sneller denkt dan praat?
keyboard_arrow_up
menu

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x