Hoe een project voorstelling aanpakken als je sneller denkt dan praat?

Snelle denker, trage prater?

Een beelddenker is een snelle denker en een trage prater waardoor gesprekken heel chaotisch overkomen:

• Omdat hij een razendsnelle denker is, lijkt het in een gesprek alsof hij constant van de hak op de tak springt.
• Vermits de gedachtesprongen in zijn hoofd zo snel gaan, is het onmogelijk om elke stap in zijn brein uit te leggen en het idee aan anderen presenteren op het zelfde moment. 
• Een beeldenkers mag dan wel snel denken, de juiste woorden om zijn denkproces uit te leggen, komen veel langzamer. Dat zijn momenten waarop hij tergend langzaam gaat spreken en je als luisteraar de woorden uit zijn mond zou willen sleuren om het sneller te laten gaan.

Hoe pak je het verdedigen van een project voorstelling aan?

Wat zorgt ervoor dat zo’n snelle denker op het moment dat hij zijn idee of project dient toe te lichten, niet uit zijn woorden geraakt?

Beelden, associaties en verbindingen vliegen met een snelheid van 32 beelden per seconde door zijn hoofd. De juiste woorden om uit te leggen wat hij ziet, komen maar met een snelheid van 2 woorden per seconde.

Op het moment dat een beelddenker het juiste woord gevonden heeft, is het denkproces in zijn hoofd alweer een paar stappen verder. Wat hij op dat moment aan jou als luisteraar vertelt, klopt al niet meer met wat er zich in zijn brein afspeelt. 

Het tempo tijdens een project voorstelling, kan hierdoor zo enorm vertragen dat je als luisteraar ongeduldig wordt:

• Een aantal luisteraars ervaren dit alsof ze het nu nog niet mogen horen of weten.
• Andere collega’s beginnen wat ze uit het chaotische verhaal op kunnen maken, samen te vatten. Ze voegen elementen vanuit hun eigen perspectief toe zodat de groep snel verder kan naar het volgende punt op de agenda.

  
  

Helaas gaan hierdoor de belangrijke elementen die het idee of concept zo uniek maken verloren:

• De rijke fantasie en verrassende combinaties in een beelddenkers denkproces;
• Alle associatieve gedachtensprongen;
• De ervaring en beleving van de situatie vanuit het beelddenkersperspectief.

Resultaat:
Dit zorgt voor onbegrip, frustratie en veel miscommunicatie zowel bij de beelddenker zelf als bij zijn toehoorders. 

Waarom zijn de juiste woorden zo belangrijk voor beelddenkers?

Wil een beelddenker je vertellen wat hij ziet, dan is het lastig om snel de juiste woorden te vinden:

• Woorden die structuur aanbrengen in zijn verhaal.
• Taal die de juiste nuances weergeeft zodat wat hij je wil vertellen ook duidelijk is.
• Woordenschat die zo realistisch mogelijk het beeld beschrijft.

De beelddenker ziet en voelt het geheel van een voorstel of oplossing. Hij wil dit gevoel en de bijhorende emotie met je delen om het zo waarheidsgetrouw mogelijk over te brengen:
Waarom iets zus of zo georganiseerd is of de aanwezigheid van bepaalde elementen in hun ontwerp of project toelichten.

Beelddenkers en presenteren

In het bedrijf waar ik vroeger werkte, kreeg elke project manager maandelijks 10 minuten om de voortgang van zijn project toe te lichten aan de directie.

Voorbereiding is in dit geval voor iedereen cruciaal, maar voor een beelddenker des te meer, zelfs als je het project goed kent.

Hoe geeft een beelddenker vlot een status update?

Ben je een beelddenker, dan is het slim om jezelf voor te bereiden met een mindmap, flowchart of tekening op 1 bladzijde. Kortom een overzichtsbeeld wat de essentie of de kern van je bodschap weergeeft.

Laat voor de presentatie alle overbodige details weg. Dit overzichtsbeeld geeft je de nodige houvast om alle elementen die je dient te bespreken toe te lichten.

Krijg je ondertussen vragen waardoor je een andere volgorde dient te volgen?

• Geen probleem, je voorbereiding brengt je steeds terug naar je basisstructuur.
• Voor jou is de volgorde van het bespreken van de verschillende punten totaal onbelangrijk.
• Je voorbereiding helpt om in 1 oogopslag te zien of je wel degelijk alles besproken hebt.

Als jij steeds terugkeert naar het beeld uit je voorbereiding, creëert dit voor je luisteraars rust:

• Het geeft hen de mogelijkheid om je presentatie te volgen, ook al leg je het geheel niet stap voor stap uit zoals de meeste van je collega’s gewoon zijn.
• Je houdt hun aandacht vast omdat er duidelijkheid en structuur in je boodschap zit.
• Door vooraf structuur aan te brengen in je gedachten voorkom je dat je gaat uitweiden. Je luisteraars verwachten een korte en bondige boodschap te horen zonder details.

Presenteren van een audit verslag

Voor een van mijn klanten diende ik verslag uit te brengen over een doorlichting van de organisatie. Ik voerde een onderzoek om te kijken of de organisatie klaar was om de volgende stap te zetten in een verbetertraject.

De voorstelling van mijn bevindingen zou gebeuren tijdens de lunchvergadering van de directie zonder formele presentatie.

Aan de hand van de mindmap die ik vooraf van het verslag maakte, lukte het mij om alle elementen van het rapport te bespreken. Daarnaast hielp de mindmap me om kort en bondig te antwoorden op het spervuur van vragen van de directieleden.

Je voorbereiding is cruciaal om de kern van je boodschap voor jezelf vooraf duidelijk en bondig samengevat te krijgen.

• Dit lukt je als beelddenker alleen, als je heel goed voorbereid bent.
• Indien je dit los voor de vuist weg moet doen, gaan de meeste beelddenkers totaal de mist in. In dit geval krijgen luisteraars een structuurloos en chaotisch verhaal.

Waardoor haken luisteraars af tijdens je project voorstelling?

Je associatieve brein stopt niet tijdens je presentatie:

• Elke vraag zet dit breinproces direct opnieuw in gang.
• Dit zorgt voor nieuwe inzichten en elementen.
• Het vergroot de chaos in je hoofd waardoor je boodschap complexer wordt.

Ofwel ga je veel te veel uitweiden over bepaalde details, waardoor je publiek geïrriteerd afhaakt;

Ofwel ga je slechts een deel van je bevindingen presenteren omdat andere elementen door de nieuwe inzichten irrelevant geworden zijn.

In beide gevallen wordt je boodschap onduidelijk en moeilijker te begrijpen.

Hoe krijg je als beelddenker geïnteresseerde luisteraars?

Ga experimenteren tot je voor jezelf de juiste vorm gevonden hebt om je snel en makkelijk voor te bereiden.

Vraag tijd en laat je nooit verleiden om snel en onvoorbereid een korte update te geven op een vergadering:

• Wat is het doel van je presentatie, het verslag of de status update die je brengt?.
• Welke informatie verwachten je luisteraars van jou?
• Het is belangrijk dat je voor jezelf een goed overzichtsbeeld hebt waarmee je voor je toehoorders structuur aanbrengt in je betoog.

Vermijd om status updates te geven als je leidinggevenden of collega je passeert in de gang:

• Beelddenkers hebben de neiging om zo volledig mogelijk te zijn.
• Je gaat te veel extra elementen toevoegen die je boodschap onnodig ingewikkeld maken.

Heb je vragen om zo'n project voorstelling beter aan te pakken?

Saskia van Numentum, helpt je hier graag mee verder. Neem contact op, om de begeleidingsmogelijkheden te bespreken.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:

Pas dan ga je jouw extra kwaliteiten verder ontwikkelen. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten! Als je jezelf blijft aanpassen en je tekorten probeert bij te werken, zal het anders-zijn hinderlijk blijven.

Gezichten van anders denken: project voorstel presenteren

Presenteren is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

Dit is het 7de en laatste deel in de reeks van de 7 stressfactoren. Het eerste deel:  tijd beleving

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 2 juni 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 29 april 2024.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

29 april 2024