3 Tips om met vragenstellen je oplossing te bespreken op het werk

Zelfde situatie - verschillend begin beeld

Als beelddenker of multi-getalenteerde bruggenbouwer kijkt anders naar een probleem of een uitdaging:

• Jij weet dat je vertrekt van een ander beeld.
• Je kijkt vanuit een andere hoek naar hetzelfde probleem.
• Bovendien gebruik je andere werkmethodes om tot een oplossing te komen.

Kortom, jij kijkt vanuit een andere hoek naar dezelfde situatie bij de start.

Op welke wijze ga jij je leidinggevende of je collega’s meenemen in je verhaal en jouw oplossing uitleggen?

Wat als …

Stel dat je met je collega’s geconfronteerd wordt met een probleem tijdens een bouwproject:
Het is bij het tekenen van het bouwplan onduidelijk welke optie voor het leggen van de nutsvoorzieningen, de beste keuze zal zijn voor de kosten van het totale bouwproject en het meest gebruiksvriendelijk voor de toekomstige gebruikers.

Als multi-getalenteerde bruggenbouwer ben jij een snelle denker en start je direct met het overlopen van verschillende opties in je hoofd:

• Voor- en tegen afwegen van de verschillende opties;
• Intuïtief zie je hoe de oplossing eruit moet ziet;
• Duidelijke rationele argumenten om je voorkeur te staven ontbreken nog op dat ogenblik;
• De weg richting oplossing is nog verre van concreet, laat staan de stappen om er te geraken. 

Jij ziet de oplossing al duidelijk voor je, terwijl je collega’s op datzelfde moment nog totaal geen idee hebben wat de oplossing zou zijn.

• Als beelddenker zie jij het geheel vanaf de start: het totaalbeeld met hierin zowel probleem als oplossing.
• Je stap-voor-stap denkende collega’s zien op datzelfde moment enkel de startfase of de eerste stap, namelijk het probleem.

Als jullie onbewust zijn dat dit 2 totaal verschillende start beelden zijn van dezelfde situatie, mag je problemen verwachten.

Resultaat:

Zonder het te beseffen, gaan jullie als team naast elkaar blijven praten.
Collega’s gaan discussiëren over wie nu gelijk heeft, wat totaal naast de kwestie is aangezien beiden voor een deel gelijk hebben.

Hoe kan je discussie vermijden en kiezen voor een constructieve dialoog?

Wees je bewust dat jullie totaal verschillende beelden zien van de situatie, in plaats van ervan uit te gaan dat je de ander moet overtuigen. Jullie hebben beiden gelijk maar proberen appelen en peren te vergelijken.

Probeer zo ver mogelijk weg te blijven van elke discussie, maar kies bewust voor een open dialoog en samenwerking. Neen, je hoeft het niet met iedereen eens te zijn. Het is wel belangrijk om respectvol met elkaar te blijven communiceren:

• Blijf kalm en rustig praten.
• Leg geduldig je oplossing voor aan je collega’s zonder deze aan hen op te dringen als de enige juiste oplossing.
• Realiseer je dat je hen iets probeert uit te leggen wat zij nog niet kunnen zien.

3 Tips om je voorstel te verkopen of in dialoog te gaan met je collega’s.

1) Vragenstellen 

Weet dat je collega’s of medewerkers stap voor stap doorheen het volledige proces gaan, alvorens tot de juiste oplossing te komen.

Begin met uitnodigende vragen te stellen zodat ze zelf sneller in de richting van jouw oplossing komen. Aangezien jij de oplossing al voor ogen ziet, kan je gerichte vragen stellen zodat je collega’s veel sneller doorheen de verschillende processtappen lopen.

Dit gaat makkelijker als het wederzijds respect en vertrouwen groot is.
Ontbreekt het aan onderling respect en vertrouwen, dan is het risico om te vervallen in discussies om gelijk te halen, groot. Met discussiëren kom je nergens en verlies je kostbare tijd!

Het gaat om het gesprek en de dialoog waarin kennis en informatie uitgewisseld wordt.
De dialoog draagt bij om sneller tot een werkbare oplossing te komen, door de inzichten van de verschillende teamleden samen te brengen.

Het is de bedoeling door verbindend samenwerken dat de groep zo snel en efficiënt mogelijk tot een oplossing kan komen om het gemeenschappelijke doel te realiseren.

De voordelen van vragenstellen, is dat je met deze aanpak:

• Je neemt hen mee en geeft hen de kans om zelf het antwoord te vinden.
• Je gaat dus niets opdringen.
• Bovendien is jouw oplossing misschien nog niet 100% af en kunnen de aanvullingen van je collega’s, het geheel compleet maken.

Tip: Wat zijn goede vragen?

Kies stimulerende vragen om je collega’s of medewerkers zelf in actie te laten komen.

1) Gebruik zoveel mogelijk open vragen in het begin van zo’n gesprek:

• Dit zijn vragen waarop je gesprekspartner nooit kan antwoorden met enkel ja of neen.
• Open vragen moedigen mensen aan om meer informatie te geven.
• Denken-stimulerende vragen nodigen je collega’s uit om zelf na te denken over de situatie.

2) Op deze manier krijg je een inkijk in hun denkwereld:

• Het perspectief van waaruit ze naar het probleem kijken.
• Datgene wat in deze situatie voor hen belangrijk is.

3) Kies voor korte en doelgerichte vragen:

• Hierdoor voorkom je verschillende vragen in een zin te stellen.
• Je vermijdt dat je gesprekspartner op alles tegelijk moet antwoorden.
• Meerdere vragen in dezelfde zin, maken het geheel complexer:
  De kans wordt groter dat je een ingewikkeld en onduidelijk antwoord krijgt. Bovendien bestaat de mogelijkheid dat je gesprekspartner slechts op een deel van je vraag zal antwoorden.

De voordelen van deze aanpak:

Het helpt je om te begrijpen waarom bijvoorbeeld jouw voorstel geheel of gedeeltelijk onaanvaardbaar is.

Het geeft je inzichten in hun behoeften zodat jij de juiste informatie uit jouw suggestie, gericht kan aanreiken om samen tot een werkbare oplossing te komen.

2) Gebruik een beeld: tekenen en schetsen

Als beelddenker zie jij dan misschien wel de oplossing, de meeste beelddenkers hebben het moeilijk om iets kort en bondig uitleggen:

• Het duurt lang voor jij tot de kern van je betoog komt en je luisteraars begrijpen waar jij naartoe wil.
• Omdat je van nature je redenering al pratend zal opbouwen, wordt het verhaal voor je luisteraars al gauw onduidelijk.

Oplossing:

Neem vooraf even tijd om te reflecteren zodat je je gedachten kan ordenen voor je begint te praten. Om tot een duidelijk beeld te komen van de situatie, dien je eerst tijd te maken om je persoonlijke gedachten te ordenen. 

• Teken of schets je idee of oplossing.
• Jezelf vragen stellen kan helpen om tot de kern van jouw oplossing te komen en structuur aan te brengen in jouw denkstappen.

Tip: Een kunstwerk maken, is overbodig!

Een tekening die afgelikt of afgewerkt is, nodigt anderen uit om te praten over de tekenstijl, schoonheid, ….

Er wordt zelden gereageerd op de inhoud of de boodschap. In dit geval dus de oplossing voor het probleem.

Bovendien creëert dit bij een aantal collega’s automatisch weerstand om de oplossing nog maar in overweging te nemen.

Een ruwe schets of onafgewerkte tekening, nodigt uit:

• Om te praten over de inhoud, om wijzigingen aan te brengen.
• Om samen te werken en de oplossing te verbeteren.
• Het zorgt ervoor dat de aangepaste oplossing door ieder teamlid aanvaard wordt.

Dit is wat je wil bereiken als je verbindend wil samenwerken met de groep.

Tip: Aandacht voor de essentie

Het is wel belangrijk om jezelf als beelddenker te dwingen tijdens je voorbereiding om tot 1 beeld te komen.  Door bijvoorbeeld 1 bladzijde papier, 1 vel van een flipover of 1 pagina in een presentatie te gebruiken.

De beperking tot 1 bladzijde, zal je in het begin extra stress bezorgen omdat je van nature te veel details wil meegeven. Het dwingt je om vooraf te gaan zoeken naar de kern – de essentie – van jouw voorstel.

Het overzichtsbeeld beperkt zich tot de kern van de oplossing. Alle details die belangrijk zijn bij het invoeren van de oplossing, maar absoluut overbodig zijn om je oplossing duidelijk te maken, laat je in deze fase achterwege.

In deze stap van het proces is het belangrijkste om de kern van jouw oplossing met anderen te kunnen delen. Jouw tekening of schets is een bijkomend communicatiemiddel. Durf ze ook gebruiken om jouw verhaal duidelijker te maken.

• Als je dit beeld gebruikt tijdens het gesprek, zal je zien waar je een sprong in je gedachten hebt gemaakt.
• Dit is een punt waar je luisteraars niet kunnen volgen en dus extra informatie van je nodig hebben.
• Nodig je gesprekspartner uit om vragen te stellen
• Blijkt dat het beeld onvolledig is of je informatie over het hoofd hebt gezien, dan voeg je deze toe aan het totaalbeeld.

3) De kunst van het vragenstellen

Kom je er in je eentje zelf niet uit om je gedachtegang en de chaos in he hoofd te structureren?

Nodig dan een collega uit om jou als sparringpartner vragen te stellen. Dit helpt jou om je gedachten te ordenen en te structureren.

Tip: Hoe pakt je sparringpartner dit aan om jou te helpen?

Het is belangrijk dat hij in deze fase nieuwsgierige vragen stelt zonder enige vorm van oordeel. Het doel van deze vragen is om te begrijpen waar het over gaat en dus is het belangrijk:

• Om open vragen te stellen;
• Geen enkele vorm van oordeel over de inhoud mee te geven.

Wat gebeurt er in jouw hoofd?

Een beelddenker heeft het moeite om zijn verhaal onvoorbereid op een gestructureerde manier uit te leggen aan je collega’s.

Terwijl jij praat, gaat je denkproces in sneltreinvaart verder in jouw hoofd. Je luisteraars kunnen echter niet meekijken in jouw hoofd en kunnen hierdoor al je gedachtesprongen niet volgen.

Als beelddenker of multi-getalenteerde bruggenbouwer bouw je van nature je betoog al pratend op. Dit is een super snel proces in je hoofd. Het uitleggen van je redenering gaat veel langzamer.
Om dat verschil in snelheid te compenseren, ga je stappen overslaan waardoor het lijkt alsof je verhaal van de hak op de tak springt.

Het stellen van goede vragen is essentieel om jouw gedachten te helpen ordenen voor je je oplossing aan je collega’s gaat voorleggen.

Tip: Wat is het belang van goede vragen zonder oordeel?

Elk reactie, oordeel of suggestie van je gesprekspartner zal in jouw hoofd nieuwe associaties of verbindingen oproepen.

Jouw brein begint als het ware opnieuw te hyperlinken. LINK Dit zorgt voor nieuwe en extra informatie die je chaotisch verhaal nog ingewikkelder zal maken.
Vergelijk dit hyperlinken met het opzoeken van informatie op internet.

Het doel van de vragenronde met je een collega is, jou helpen je gedachtegang duidelijk te krijgen. Het is nuttig als je collega regelmatig in zijn eigen woorden herhaalt wat hij begreep van je oplossing.

Wat is je volgende stap om een dialoog te starten?

Zodra de kern van je voorstel helder is, kan je dit bespreken met het ganse team. Om als team verder te bouwen en het probleem op te lossen op de basis van jouw suggestie.

Door gebruik te maken van deze tips, creëer je een open sfeer en onderling vertrouwen: jullie hebben dan wel een totaal verschillend idee over een situatie, maar als groep werken wel samen aan de oplossing!

Dit kan enkel door in dialoog te gaan, kennis en informatie samen te brengen om tot een gezamenlijk voorstel te komen. Dit werkt nooit als er discussie ontstaat!

Ik nodig je uit om te gaan experimenteren met bovenstaande 3 tips:

• Zet kleine testprojecten op die aangepast zijn aan jouw specifieke werksituatie.
• Kijk en zie wat er gebeurt.
• Stuur bij en vul de tips aan zodat ze perfect aansluiten bij wat jou vooruit kan helpen.

Wens je meer te leren over de kunst van het vragenstellen?

Herken jij jezelf in dit artikel?

Neem contact op om vrijblijvend de mogelijkheden te bespreken met Saskia. Ze helpt je graag verder.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Saskia heeft zich gespecialiseerd in het coachen en adviseren over beelddenken op de werkplek. Ze deelt via deze blog tips voor volwassen beelddenkers in een werkomgeving.

Daarnaast is community manager van Multi Talent Leider netwerk op het Multi Talent Leader Platform. Dit is leer- en community platform van Numentum om beelddenkers op het werk te verenigen.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!

Je bent veel meer dan een label en bovendien is iedere mens uniek.
We zijn allemaal verschillend en enkel door alle talenten samen te brengen gaan we sneller vooruit als team!

Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 13 februari 2017. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 25 juli 2022.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

25 juli 2022