5 Tips om je chaotisch werken productiever te maken als jij een beelddenker bent

Hoezo chaotisch werken is onproductief en inefficiënt?

Beelddenkers denken veel sneller dan ze hun gedachte onder woorden kunnen brengen.

• Ze gaan als het ware hyperlinken in hun hoofd en gaan van het ene idee naar het andere associëren met een snelheid van 32 beelden/sec.
• Terwijl de juiste woorden slechts aan een snelheid van 2 woorden/sec komen.

Resultaat:

Een beelddenker denkt dus sneller dan hij kan praten.

Dit van de hak op de tak springen gebeurt niet enkel tijdens het praten, maar ook bij het afwerken van taken op je werk. Het gevolg is dat je snel afgeleid bent en constant gaat multitasken.

Vicieuze cirkel

Als je constant je aandacht gaat switchen tussen je opdracht en het volgende idee, verspil je heel veel van je kostbare tijd. Het kost je telkens enkele minuten om je aandacht van het ene onderwerp naar het andere te brengen. 

Elke keer jij afgeleid bent, ga je opnieuw van nul starten om te kijken waar je gebleven was. Je werkt een stukje verder en plots is je brein opnieuw afgeleid. Hierdoor ontstaat een vicieuze cirkel:

• Aandacht richten op je taak of activiteit die op je planning staat;
• Afgeleid worden door een idee voor een ander project waardoor je gedachten totaal afdwalen en je eerst hieraan gaat werken
• Opnieuw focussen op de oorspronkelijke taak, lukt pas als je alles opnieuw overlopen hebt tot waar je gekomen was
• Een nieuw afleidingsmoment waardoor je het geheel herbegint bij 1.

Multitasken maakt je onproductief

Zodra deze vicieuze cirkel begint, starten er totaal andere processen in het brein van een beelddenker. Systemen die voor grotere problemen zorgen en veel extra stress veroorzaken.

Als je in je hoofd al 20 keer een bepaalde opdracht in je hoofd heeft doorlopen, denkt je brein dat je de taak hebt afgewerkt in de reële wereld!

Je vergeet de opdracht, want ze is ondertussen al afgewerkt in je gedachten. Net voor het moment van opleveren, besef je dat je nog niets concreet hebt neergeschreven om af te leveren.

Denk bijvoorbeeld aan presentatie van de stand van zaken van een verandertraject of project voor je medewerkers, je collega’s of een klant. Wanneer is goed goed genoeg?

a) Project is weinig concreet in je brein

Geen nood, de film van deze activiteit zit in je hoofd. “Het is zo gebeurd om dit snel even op papier te zetten”, denk je.

Hoewel je al ettelijke keren aan dit project begonnen was, heb je het telkens weer opzij gelegd om iets anders te doen.

b) Minder afgewerkt dan jij dacht

Aangezien je elke keer opnieuw doorheen het volledige proces gelopen bent in jouw hoofd, denkt je brein dat je de taak volledig hebt afgewerkt.

In praktijk is dit zelden het geval: meestal heb je de een duidelijk beeld van de eerste stappen maar geraakt de activiteit nooit volledig afgewerkt in je hoofd.

c) Je ervaart dit als een routine klus

Bovendien heb je het project al zo dikwijls in je hoofd overlopen, waardoor is het plezier of het enthousiasme om eraan te beginnen werken compleet verdwenen is. De uitdaging of het nieuwe is eraf, je bent deze activiteit moe. 

Resultaat:

Het zal je heel veel extra moeite kosten om het ook daadwerkelijk af te werken. Ondertussen is de datum van de presentatie akelig dichtbij gekomen. Ook met deze opdracht kom je in tijdnood. Je frustratie groeit omdat je jezelf weer eens hebt laten vangen. Je was immers meer dan op tijd begonnen …

Hoe kan je productiever werken?

Zelfs als jij een beelddenker bent, kan je dit proces anders aanpakken en meer structuur aanbrengen in je taken.

Je voorkomt hierdoor om telkens weer afgeleid te worden en in die vicieuze cirkel terecht te komen. 

1) Hak de opdracht in kleine deelprojecten.

Verdeel het project in behapbaar onderdelen die telkens een concreet deelresultaat opleveren.

In het voorbeeld van de presentatie van hierboven, zou ideeën verzamelen een eerste stap kunnen zijn.

Zorg er wel voor dat je die ideeën niet in je hoofd gaat verzamelen. Het is belangrijk om ze vast te leggen op een manier die voor jou werkt.

Hoe je dit doet is in deze stap onbelangrijk, gebruik bijvoorbeeld:

• Notities op papier;
• Losse post-is die je per project in een map verzameld;
• In een elektronische vorm.

2) Plan tijd in je agenda.

Reserveer momenten om aan de verschillende onderdelen van je project te werken. Begin ruimschoots op tijd voor het moment waarop je deze activiteit dient op te leveren.

Maak je planning niet te strak en voorzie extra tijd: Correct tijd inschatten voor activiteiten is niet de sterkste kant van beelddenkers.

De tijd die je voorziet, is genoeg voor elke deelopdracht. Dit wil zeggen het resultaat wat je in deze tijdspanne kan bereiken, is goed genoeg voor de volgende stap.

De kunst is om door te gaan bij het afwerken van de verschillende deeltaken.
Vermijd om te blijven wachten totdat een deeltaak nog beter is afgewerkt. Hierdoor zal je planning beginnen schuiven.

3) Gebruik focus technieken.

Maak gebruik van technieken om hyper te kunnen focussen, zoals de pomodoro techniek.

Elke deelopdracht is zo kort dat je deze afkrijgt in een beperkte tijd.

Als je het project goed hebt onderverdeeld, is een deeltaak af voordat je afgeleid kan worden.

4) Afleiding voorkomen.

Heb je tussendoor een idee voor een ander project?

Noteer het idee onmiddellijk op een aparte lijst of document. Hierdoor is het idee uit je hoofd en kan het je niet langer afleiden van je huidige taak. Het voorkomt dat je gaat hervallen in chaotisch werken en vermijdt dat jij gaat multitasken.

5) Tijdsdruk in combinatie met chaotisch werken.

Sommige beelddenkers hebben echt die adrenaline kick nodig om in actie te komen.

• Ben je een type wat opdrachten enkel op het allerlaatste moment kan afwerken?
• Kom jij enkel in actie als de afgesproken datum er bijna is?
• Heb jij externe druk nodig om te presteren?

Wil je onder druk presteren combineren met onproductieve werkmethodes?

In dit geval is een goede voorbereiding van de basisinformatie noodzakelijk. Gebruik de stappen zoals hierboven beschreven in de punten 1, 2 en 3.

Zelfs een last minute aanpak heeft baat bij voorbereidend werk. Een goede voorbereiding heeft ook in dit geval een grote impact op het eindresultaat.

Wat belangrijk is, is te voorkomen dat de uitwerking van de opdracht in je hoofd blijft zitten. Daar blijf je gegarandeerd in de eerste stappen hangen.

Dit is een perfect recept om je last minute aanpak een totale catastrofe te laten worden.

Resultaat:

• Je komt in tijdnood.
• Het opgeleverde resultaat is ondermaats in vergelijking met je capaciteiten.

Herkenbaar, die ongezonde combi tussen tijdsdruk en chaotisch werken?

En wil je werken aan de verdere ontwikkeling van je beelddenkerskwaliteiten zodat ze op een positieve en constructieve manier voor jou kunnen werken?

Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Saskia Smet is de auteur van dit artikel en oprichtster van Numentum.

Saskia heeft zich gespecialiseerd in het coachen en adviseren over beelddenken op de werkplek. Ze deelt via deze blog tips voor volwassen beelddenkers in een werkomgeving.

Daarnaast is community manager van Multi Talent Leider netwerk op het Multi Talent Leader Platform. Dit is leer- en community platform van Numentum om beelddenkers op het werk te verenigen.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Het anders-zijn, gaat pas op een positieve manier voor jou werken als je dit leert omdenken:
Op dat moment ga je deze extra kwaliteiten verder ontwikkelen in plaats van te blijven vasthangen aan de tekorten die anders-zijn met zich meebrengt. Jouw meerwaarde zit in die extra kwaliteiten!

Je bent veel meer dan een label en bovendien is iedere mens uniek.
We zijn allemaal verschillend en enkel door alle talenten samen te brengen gaan we sneller vooruit als team!

Opmerking van de auteur: 

Dit artikel verscheen voor het eerst op 11 november 2014. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten. De laatste update gebeurde op 22 augustus 2022.

Bron afbeeldingen: Numentum, Drawify & Pixabay

22 augustus 2022